Checklista för avveckling av datacenter

Förr eller senare kommer era servrar att nå slutet av sin livslängd. Avveckla din gamla IT-utrustning är en komplicerad och omfattande process. Det är därför vi har skapat Checklista för avveckling av datacenter (länk till fullständig PDF-version) för att hjälpa dig på vägen. 

Ditt datacenter är inte bara en samling metall- och plastkomponenter. Alla företagets känsliga data är inkapslade i dessa enheter. Och även om tvärdet på själva utrustningen kan varieraDe data som finns kvar i dessa enheter kan ha ett långt eget liv. Ett liv som kan äventyra ditt företags framtid.   

Vi har sammanställt en checklista för avveckling av datacenter för att hjälpa dig att dela upp detta komplexa uppdrag i hanterbara delar. Ladda ner vår PDF-version av denna guide och checklista att återkomma till under planerings- och genomförandefaserna, för att hålla dig på rätt spår och slutföra din avveckling framgångsrikt!

Avveckling och bevarande av goda register

Innan du ens kan tänka på tillgången Avvecklingsprocessenmåste du se till att dina nuvarande dokumentationsrutiner är uppdaterade.

Dokumentation gör det möjligt att uppnå konsekventa resultat i alla organisationens team, så att alla följer samma processer. Det bör vara en disciplinerad vana som praktiseras av ditt IT-team, och som hjälper till att bana väg för en avveckling. 

Varför är det viktigt med regelbundna inventeringar av tillgångar? 

Förbättrad enhetlighet och produktivitet är inte de enda anledningarna till att arbeta med god dokumentation. Det har alltid varit nödvändigt att genomföra regelbundna inventeringar av utrustningen, men i och med spridningen av moln-, mobil- och IoT-enheter är behovet ännu större idag.   

Medan dokumentation är avgörande för att hantera uppdateringscykler, enhetshantering samt säkerhet och efterlevnad - är det absolut nödvändigt att under en avveckling.

Allt börjar med IT Asset Management eller Inventory Management, som innebär att man samlar in detaljerade hårdvara information om servrar, klientdatorer, skrivare, switchar, routrar, IoT-enheter och annan kringutrustning. 

Inventeringen kommer att omfatta sådana attribut som:

• enhetens namn
• IP-adress
• Leverantörens namn
• Modell för enhet
• Processor
• Minne
• Lagringsresurser

En inventering av tillgångar omfattar även programvara, t.ex. operativsystemets version och alla installerade applikationer. Här är en omfattande lista av vad du bör inventera. 

Att säkerställa uppdaterade register över tillgångar och dokumentation är avgörande för din organisations affärs- och säkerhetsstrategier samt för att uppfylla efterlevnadsskyldigheter när det gäller avyttring av tillgångar. 

Ett väl implementerat program för förvaltning av tillgångar sparar tid och pengar genom att undvika onödiga inköp och avyttringar av tillgångar. Grundlig dokumentation av inventeringen är nödvändig för att ersätta uttjänt utrustning och replikera de resurser som krävs för att uppfylla arbetsbelastningskraven. 

Dokumentationen kommer att ligga till grund för en strategisk förvaltningsplan som ger IT-cheferna möjlighet att bedöma värdet på en tillgång under dess livscykel och när den tas ur bruk.

Kostnadsanalysen kommer sedan att hjälpa till att avgöra vilka tillgångar som är värda att ersätta och vilka som helt enkelt bör avyttras för att minska kostnaderna. Detta är särskilt viktigt i en tid då tekniken utvecklas så snabbt och uppdateringscyklerna fortsätter att krympa.

Varför avvecklas ett datacenter?

Det finns några anledningar till varför du kanske genomgå en avveckling av datacenter. Dina fysiska enheter kan ha ersatts av molntjänster för ökad hastighet, effektivitet och kostnad. Plus möjligheten att använda flera appar och byta program sömlöst utan större problem. 

Eller så kanske den ersätts av samlokaliseringstjänster för säkerhet, support, flexibilitet, tillförlitlighet, kostnadsbesparingar och möjlighet till enkel katastrofåterställning.

Det är också troligt att ni konsoliderar datacentren helt och hållet för att samla allt på en central plats. Oftast är avvecklingen av datacenter en del av en större projekt till flytta utrustningen till en annan plats.

Men oavsett anledningen till att du behöver en avvecklingmåste du göra allt i din makt för att säkerställa en så smidig process som möjligt. Det är därför vi har gjort denna praktiska checklista för alla som har en avveckling av datacenter i framtiden.

Checklista för avveckling av datacenter

Steg 1: Planering och kartläggning

Identifiera och engagera alla relevanta intressenter och beslutsfattare.

Upprätta en lämplig kommunikationskanal för alla på företaget som är intressenter eller viktiga beslutsfattare. Hjälp till att underlätta resten av projektet och håll dem uppdaterade varje steg på vägen. Tilldela också alla nödvändiga ansvarsområden vid denna tidpunkt.

Tillsätt en projektledare.

Om inga chefer eller ledare internt har omfattande erfarenhet av avveckling av datacenter är det vanligt att utse en extern expert som ansvarig Projektledare. Det är inte heller ovanligt att använda ett logistikföretag som komplement till en extern Projektledare för att fungera som en förlängning av experten. Särskilt om din egen personal inte räcker till för att hantera hela avvecklingsprojektet på egen hand.

Ta fram en budget.

Vid användning av egna arbetare eller anlitande av entreprenörer, en avveckling projekt överskrider vanligtvis den ursprungliga budgeten med en betydande marginal. Vid användning av en extern tjänst eller en ITAD-/logistikpartner (som ExIT Technologies), den avveckling själv kan vara lönsamt beroende på värdet på din utrustning och dess destination.

När du budgeterar är det bra att låta en kvalificerad revisor göra en värdering av din hårdvara och den realistiska uppskattningen av den potentiella värdeåtervinningen från den.

Upprätta en uppskattad tidsplan för avvecklingen.

Om du frågar en Migrering av datacenter konsult hur ofta projekt blir försenade är det inte ovanligt att höra ett stönande svar. Faktum är att det är nästan omöjligt att ta hänsyn till alla eventualiteter.

Ju mindre förberedd och organiserad organisationen är, desto större är risken för förseningar. Det är därför planerings- och upptäcktsfaserna är så viktiga: om alla känner till miljön som sin egen bakficka och det inte finns några gissningar om vem som gör vad, kommer projekt bör gå ganska smidigt.

Skapa en detaljerad arbetsbeskrivning.

Varje process, säkerhetsprocedur och olika steg i flyttningen eller rivningen bör beskrivas utförligt. Du ska veta exakt vem som ansvarar för vad, var, vid vilken tidpunkt och hur.

Några frågor att fundera över:

• Kopplar entreprenörerna ur allt? Eller är det systemadministratörerna eller ingenjörerna?
• Bär alla isolerad utrustning? Eller bara de som ansvarar för arbete med spänningsförande ledningar?
• Tar du bort alla servrar och relevant hårdvara före förstöra hela basen infrastruktur?

Du måste identifiera och besvara frågor som dessa och fler för att säkerställa att processen förblir konsekvent och smidig.

Skapa en lista med allmänna kontaktuppgifter för alla teammedlemmar.

För att underlätta kommunikationen om eventuella problem som kan uppstå, inklusive kontakter med externa leverantörer som ISP:er eller entreprenörer, måste dina teammedlemmar känna till de bästa kommunikationsmetoderna.

Oavsett hur din organisation hanterar kommunikation under ett kritiskt projekt som detta är det sista du vill att den tekniker som hittade ett kritiskt fel vid start inte ska kunna kontakta rätt person Projektledare. Undvik denna onödiga konflikt!

Överväg rätt tidpunkt på dagen för att påbörja en avveckling.

Till exempel för live avveckling (ta bort produktionsutrustning från nätverket), schemalägga avveckling för fritiden med en buffert för oväntade omständigheter.

Vanligtvis är detta mer för en scenario för migrering av datacenterMen om det skulle visa sig vara problematiskt för ett annat datacenter som är anslutet till det som är under avveckling att oväntat kopplas bort från nätverket, är det förmodligen en bra idé att planera in de sista stegen efter normal kontorstid. 

Välj det optimala verktyget för nätverksidentifiering

För platta nätär agentlösa Discovery-verktyg pragmatiska och tillhandahåller omfattande data.

För kraftigt virtualiserade miljöerNetFlow-aktiverade verktyg med omfattande igenkänning av nätverksutrustning är mer lämpliga än applikationscentrerade verktyg.

Agentlösa upptäcktsverktyg är oklanderliga när de kan navigera genom hela nätverket, men en kraftigt virtualiserad miljö som är mycket segmenterad och byggd från grunden på VMware NSX kommer helt enkelt inte att vara praktiskt för ett agentlöst upptäcktsverktyg.

Beroende på hur ditt nätverk ger åtkomst kan det krävas en del försök och misstag innan du kan konfigurera ett verktyg som verkligen fångar din nätverksmiljö.

Tveka inte heller att testa flera olika verktyg under upptäcktsfasen. Det finns många NetFlow-analysatorer på marknaden. Och beroende på hur mikrosegmenterad din miljö är kan det hända att specifika verktyg som fungerat för andra datacenter helt enkelt inte passar för din miljö.

Tänk på att äganderättsligt skyddade databaser eller verktyg från tredje part kanske inte ger dig tillgång till rådata. Se till att alla verktyg som används ger dig tillgång till rådata så att du kan få information som är meningsfull för din specifika miljö.

Genom att göra egna dataanalyser och segmentera de data som tillhandahålls av nätverksverktyg kan du ofta få insikter som ett verktyg aldrig skulle kunna hitta. Korsreferenser mellan flera segmenterade uppsättningar data kan leda till att man upptäcker fel som varken verktyget, befintliga data eller ens fysiska upptäckter skulle ha kunnat avslöja.

Fysisk upptäckt

Genomför en fysisk revision och håll specialister ansvariga för att dubbelverifiera alla insatsvaror.

Mänskliga fel är ett faktumalla gör misstag. Genom att dubbelverifiera alla fysiska revisionsobjekt med hjälp av andra personer eller grupper hålls hela teamet ansvarigt för att se till att ingen sten lämnas ovänd.

För mindre verksamheter eller projekt med en mer hanterbar mängd hårdvara som ska avvecklas kan detta vara överdrivet. Det är dock ovanligt att man i ett avvecklingsprojekt inte hittar oväntade avvikelser mellan den fysiska revisionen, revisionen av programvaran och den befintliga CMDB/tillgångslistan.

Om flera stora avvikelser upptäcks kanske du vill omvärdera verifieringsflödet innan du går vidare, eftersom ett fortsatt felaktigt arbetsflöde bara kan leda till ännu mer trassel i nätet av kända och okända.

Sammanställ en hårdvarukarta från den fysiska granskningen och koppla den till dina applikationer och data.

Nu när du har en konkret karta som har dubbelverifierats fysiskt kan du jämföra den med vad du redan har. Antalet missmatchningar kan överraska dig.

I det här läget kan det vara oviktigt ur kostnads- och nyttosynpunkt att få en mer korrekt bild av miljön, beroende på organisationens mål, budget och tidtabeller. Oavsett vilket kommer de flesta organisationer att tycka att det är ovärderligt att genomföra en expertgranskning av alla de åtgärder som genomförts hittills.

Expertgranskning

Granska befintliga CMDB:er, resultat från Discovery-verktyg och fysiska revisioner med kvalificerade experter, t.ex:

• Utvecklare
• Operatörer
• Användare
• Ledning

Förlita dig på externa experter på avveckling/migration vid eventuella kompetensbrister.

Uppdaterad karta över tillgångar

Det är absolut nödvändigt att hålla ett sista möte innan tillgångskartan färdigställs. De olika nivåerna av granularitet tjänar till att täcka hål i den nya kartan.

Precis som datacenteroperatören kan vara den enda som märker ett problem med strömförsörjningen med en rad servrar kan nätdriftsansvarig vara den enda som märker att en del av miljön har visat sig ha problem i tillgångslistan där ett mikrosegmenteringsprotokoll implementerades.

Slutföra en uppdaterad miljökarta, inklusive alla beroenden som är relevanta för avveckling i realtid, för alla följande element:

• Programvara
• Servrar
• Lagringssystem
• VM-datorer
• Nätverksutrustning
• Luft- och kylutrustning
• Kraftutrustning
• Kabeldragning

Slutlig planering

Här är en snabb, komprimerad genomgång av ovanstående information för att hjälpa dig på vägen!

• Skapa en genomförandeplan där alla åtgärder och ansvarsområden för projektmedlemmarna anges.

• Skapa en masteruppsättning av go/no-go-kriterier tillsammans med dina intressenter Säkerställa att alla berörda parter kan påverka inledningen av avvecklingsarbetet. Håll ett formellt go/no-go-möte på avvecklingsdagen och avbryt om lämpliga risker tas upp.

• För skarpa avvecklingsprojekt, kontakta slutanvändarna om potentiella driftstopp för att begränsa frustrationen i händelse av fel.

• Kommissionera alla verktyg och all utrustning som behövs för den fysiska logistiken såsom gaffeltruckar, dokumentförstörare, avmagnetiserare, pallar och lådor för servrar, polyetenskum för förpackningar, lyftanordningar, transportörer, truckar, tippskydd med mera för optimal säkerhet och effektivitet.

• Genomföra bakgrundskontroller av tillfällig personal - du vill inte att data eller hårdvara försvinner!

• Använd tillgångstaggar för att ange framtida plats, personalansvar och planerade processer -. du vill inte skicka fel utrustning till dina köpare (om tillämpligt).

• Skapa en slutlig logg över all utrustning som ska avvecklas.

• Fastställa slutlig beteckning för alla hårdvarutillgångar - återanvänds de? Återförsäljs? Återvinns?

• Äntligen, planera uppsägning av eventuella underhållsavtal med leverantörer i samband med servrar eller programvara som inte migreras - du ska inte betala för något som du inte använder!

Steg 2: Avvecklingsfasen

Nu börjar vi komma någonstans. När all planering, alla processer och rutiner är på plats, och ditt team och eventuella tredjepartsleverantörer är redo att sätta igång - då kan vi börja med själva avvecklingsfasen!

Utför tester och simuleringar på alla säkerhetskopior

Särskilt för live-miljöer i migrationsscenarier. Detta är också ett utmärkt tillfälle att testa din Plan för katastrofåterställning och säkerställa att all utrustning fungerar som den ska.

Skapa en omfattande säkerhetskopia precis innan avvecklingen

Gör dessutom en slutlig verifiering av den nya säkerhetskopian - man kan aldrig vara nog försiktig med sina data!

Koppla bort utrustningen från nätverket.

Nu är det dags att ta bort ACL:er, subnät och brandväggar och stänga av strömmen till all utrustning som ska tas ur drift. Därefter drar du ut all din rackade hårdvara (överväg återigen att investera i tippskydd för säkerhets skull!)

Om hårddiskarna inte har raderats och inte kommer att återanvändas eller säljas vidare i framtiden är det dags att strimla eller avmagnetisera återstående lagringsmedia.

Kontrollera all dokumentation.

Om ni har använt er av tredjepartsleverantörer, eller till och med av ert eget interna team, är det viktigt att dokumentera varje radering eller förstöring av hårdvara för att säkerställa att era data har tagits om hand.

Detta inkluderar att uppfylla alla krav i säkerhetspolicyn. Du vill lämna ett omfattande pappersspår i händelse av en revision. Det är inte bara god etisk praxis, utan ger också en modell för framtiden om en liknande operation skulle äga rum.

Steg 3: Disposition

Nu är vi nästan där! Nu när ditt datacenter är helt avvecklat är det dags för disposition. Det innebär att packa och flytta utrustning, samtidigt som man ser till att alla avtal som inte längre är relevanta sägs upp.

Komplett packning och palletering av all hårdvara.

Standardfrakt är helt otillräcklig. Se till att alla servrar och annan hårdvara som ska återanvändas packas i lådor med polyetenskum som kan klippas till för bästa praxis.

Korrespondera med ekonomiavdelningen.

Se till att alla servrar och andra anläggningstillgångar tas bort från bokföringen och att alla programvarulicenser (uppsagda eller ej) redovisas.

Identifiera återvinningsleverantör eller nedströmsanläggning för återvinningsbara material.

Det sista du vill ha är hårdvara som direkt kan spåras till dig på omslaget till GreenPeace nya avslöjande om de förorenande farorna med datacenter. Om du har utrustning som du vill göra dig av med, se till att du gå genom korrekta, etiska kanaler för återvinning.

Arbeta med en ITAD eller återvinningsföretag för fysisk destruktion av servrar som inte längre är funktionsdugliga. Alternativt kan ni återanvända dem eller kassera dem med interna processer om ert företag är utrustat för uppgiften

Samordna med andra avdelningar för att överföra all hårdvara som är planerad för återanvändning.

Det kan vara bra att göra en kostnads-nyttoanalys tillsammans med din ITAD-partner, om du har en sådan. Tillsammans kan ni avgöra om likvidation av omsättningstillgångar och att köpa ny utrustning är faktiskt mer kostnadseffektivt på lång sikt innan du går igenom besväret med att flytta och återanvända din utrustning någon annanstans inom organisationen.

Till exempel kan det även i en situation med långvarig kylförvaring visa sig att arbetskostnaderna vida överstiger kostnaden för att helt enkelt förvärva lagringsutrustning på mycket låg nivå någon annanstans och implementera den direkt. .

Fira, din avveckling är slutförd!

Bra jobbat! Nu har ni klarat det! Du kommer att behöva gå igenom alla dina kontroller och avvägningar för att se till att inget har missats. Men om du har följt vår guide är oddsen goda att du är i grönt!

Se till att ladda ner en mer detaljerad version av denna guide. Du kan skriva ut den och dela ut den till ditt team som en vägledning.

Sammanfattning av avvecklingen av datacenter

Tveka inte att regelbundet gå tillbaka till checklistan under avvecklingsprojektets gång för att undvika överraskningar. Dessutom, den här checklistan kommer inte att ta hänsyn till alla eventualiteter för varje enskilt datacenter. Du kommer att vilja anpassa delar av den för att passa ditt företags specifika behov.

Denna checklista är utformad som ett ramverk för din organisation att utforma och slutföra din egen personliga, kompletta, rad-för-rad handlingsplan för ditt avvecklingsprojekt.

Gör denna checklista för avveckling till din egen

Du får gärna redigera den här guiden, ta bort avsnitt som inte är relevanta och konsultera andra källor för att säkerställa att du har sammanställt den perfekta checklistan för din organisation innan du påbörjar ditt projekt.

Med tanke på de allt strängare dataskyddsbestämmelser och efterlevnadslabyrinter som organisationer måste hantera under de senaste åren är en checklista av detta slag en välsignelse för organisationer överallt.

Använd dock inte denna checklista som en fullständig bruksanvisning för din egen avveckling. Se den mer som en vänlig, informativ guide som hjälper dig på rätt väg.

Din miljö kan ha faktorer som inte ens är allmänt kända och som måste tas med i beräkningen. Även om vi har stor erfarenhet av avvecklingsprojekt inom olika branscher är varje projekt unikt. Det finns ofta olika krav som organisationen själv måste ta hänsyn till i en checklista.

På ExIT är vi här för att hjälpa till

Det är vår förhoppning här på exIT-teknik att ditt projekt går så smidigt som möjligt. Om du behöver en familjeägd ITAD-partner som har lång erfarenhet av framgångsrika avvecklingar av datacenter skulle vi gärna kontakta dig och hjälpa dig.

Med tanke på hur ofta det förekommer dataläckor och kontroverser kring datacenter, och hur stora konsekvenser misstag i dessa sammanhang kan få, är det vårt mål att hjälpa andra organisationer att undvika de misstag som så många andra företag har gjort tidigare.

Om du har några frågor om hur ett partnerskap med ett ITAD-företag kan effektivisera processen för avveckling av tillgångar och ge intäkter där ett avvecklingsprojekt annars kan medföra nettokostnader, tveka inte att kontakta oss Kontakta oss. Vi erbjuder kostnadsfri rådgivning och värdering av tillgångar.

Att avveckla ditt datacenter behöver inte vara en huvudvärk. Om du behöver ett itad-företag som kommer att vara din partner, och inte bara en skrotsamlare, och samtidigt förenkla processen för dig, fyll då i formuläret längst ner på sidan och kontakta oss. En specialist på avveckling av datacenter kommer snart att kontakta dig!

Vanliga frågor och svar

Har du något att tillägga? Låt oss veta vad du tycker i kommentarer nedan!