Checklista för avveckling av datacenter

Lästid: 12 Protokoll

Vid någon tidpunkt kommer dina servrar att nå slutet av sin livslängd. Avveckla din gamla IT-utrustning är en komplicerad och involverande process. Det är därför vi har skapat Checklista för avveckling av datacenter (länk till fullständig PDF-version) för att hjälpa dig på vägen. 

Ditt datacenter är inte bara en samling metall- och plastkomponenter. Alla företagets känsliga data är inkapslade i dessa enheter. Och medan tvärdet på själva utrustningen kan varieraOm du inte tar hand om dem, kan de data som finns kvar i dessa enheter ha ett eget långt liv. Ett liv som kan riskera ditt företags framtid.   

För att hjälpa till att bryta ner detta komplexa åtagande i hanterbara delar har vi sammanställt en checklista för avveckling av datacenter åt dig. Ladda ner vår PDF-version av denna guide och checklista att gå tillbaka till under planerings- och genomförandefaserna, för att hålla dig på rätt spår och slutföra ditt avveckla framgångsrikt!

Avveckling och arkivering

Innan du ens kan tänka på tillgången Avvecklingsprocessmåste du se till att dina nuvarande dokumentationsrutiner är uppdaterade.

Dokumentation möjliggör konsekventa prestationer i hela organisationen så att alla följer samma processer. Det bör vara en disciplinerad vana som praktiseras av ditt IT-team och som hjälper till att bana väg för en avveckla. 

Varför är det viktigt med regelbundna inventeringar av tillgångar? 

Förbättrad konsekvens och produktivitet är inte de enda skälen till att tillämpa god dokumentation. Det har alltid varit nödvändigt att genomföra regelbundna inventeringar av utrustningen, men med allt fler molnbaserade, mobila och IoT-enheter är behovet ännu större idag.   

Dokumentation är avgörande för att hantera uppdateringscykler, enhetshantering och säkerhet och efterlevnad - är det absolut nödvändigt att under en avveckla.

Allt börjar med IT Asset Management eller Inventory Management, vilket innebär att man samlar in detaljerade hårdvara information om servrar, klientdatorer, skrivare, switchar, routrar, IoT-enheter och annan kringutrustning. 

Inventeringen kommer att omfatta sådana attribut som:

• enhetens namn
• IP-adress
• Leverantörens namn
• Enhetsmodell
• Processor
• Minne
• Lagringsresurser

En tillgångsinventering omfattar även programvara, t.ex. operativsystemets version och alla installerade applikationer. Här är en omfattande lista av vad du bör inventera. 

Att säkerställa uppdaterade tillgångsregister och dokumentation är avgörande för din organisations affärs- och säkerhetsstrategier samt för att uppfylla efterlevnadskraven när det gäller bortskaffande av tillgångar. 

Ett väl implementerat program för förvaltning av tillgångar sparar tid och pengar genom att onödiga inköp och avyttringar av tillgångar undviks. Grundlig dokumentation av inventarier är nödvändig för att ersätta uttjänt utrustning och replikera de resurser som krävs för att uppfylla kraven på arbetsbelastning. 

Dokumentationen kommer att ligga till grund för en strategisk förvaltningsplan som ger IT-cheferna möjlighet att bedöma värdet på en tillgång under dess livscykel och vid avveckling.

Kostnadsanalysen hjälper sedan till att avgöra vilka tillgångar som är värda att ersätta och vilka som helt enkelt bör avyttras för att sänka kostnaderna. Detta är särskilt viktigt i en tid då tekniken utvecklas så snabbt och uppdateringscyklerna fortsätter att krympa.

Varför ska ett datacenter avvecklas?

Det finns några skäl till varför du kanske genomgår en avveckling av ett datacenter. Dina fysiska enheter kan ha ersatts av molntjänster för förbättrad hastighet, effektivitet och kostnad. Plus möjligheten att använda flera appar och byta program sömlöst utan större problem. 

Eller så kanske den ersätts av samlokaliseringstjänster för säkerhet, support, flexibilitet, tillförlitlighet, kostnadsbesparingar och möjlighet till enkel katastrofåterställning.

Det är också troligt att du konsoliderar datacenter helt och hållet för att samla allt på en central plats. Ofta är avvecklingen av datacenter en del av ett större projekt till flytta utrustningen till en annan plats.

Men oavsett vilken anledning du har till att behöva en avvecklamåste du göra allt som står i din makt för att säkerställa en så smidig process som möjligt. Det är därför vi har gjort denna praktiska checklista för alla som har en avveckling av ett datacenter i sin framtid.

Checklista för avveckling av datacenter

Steg 1: Planering och upptäckt

Identifiera och engagera alla relevanta intressenter och beslutsfattare.

Sätt upp en ordentlig kommunikationskanal för alla i företaget som är intressenter eller viktiga beslutsfattare. Hjälp till att underlätta resten av projektet och håll dem uppdaterade varje steg på vägen. Tilldela också eventuella nödvändiga ansvarsområden vid denna tidpunkt.

Tilldela en projektledare.

Om ingen av de interna cheferna har omfattande erfarenhet av avveckling av datacenter är det vanligt att en extern expert utses till projektledare. Det är inte heller ovanligt att använda ett logistikföretag i tillägg till en extern projektledare för att fungera som en förlängning av experten. Speciellt om din egen personal inte är tillräcklig för att hantera hela avvecklingsprojektet på egen hand.

Ta fram en budget.

Vid användning av egen arbetskraft eller anlitande av entreprenörer, en avveckling projekt överskrider vanligtvis den ursprungliga budgeten med en betydande marginal. När man använder en extern tjänst eller en IT-avyttring (ITAD)/logistikpartner (som ExIT Technologies), den avveckla i sig kan vara lönsamt beroende på värdet på din utrustning och dess destination.

När du budgeterar är det bra att låta en kvalificerad revisor göra en värdering av din hårdvara och den realistiska uppskattningen av potentiell värdeåtervinning från den.

Upprätta en uppskattad tidtabell för avvecklingen.

Om du frågar en migration av datacenter konsult hur ofta projekt blir försenade, är det inte ovanligt att höra ett stönande svar. Faktum är att det är nästan omöjligt att ta hänsyn till alla eventualiteter.

Ju mindre förberedd och organiserad organisationen är, desto större är sannolikheten för förseningar. Det är därför planerings- och upptäcktsfaserna är så viktiga: om alla känner till miljön som sin egen bakficka och det inte finns några gissningar om vem som gör vad, kan projekt bör gå ganska smidigt.

Skapa en detaljerad beskrivning av arbetet.

Varje process, säkerhetsprocedur och olika stadier av flyttning eller rivning ska beskrivas utförligt. Du ska veta exakt vem som ansvarar för vad, var, vid vilken tidpunkt och hur.

Några frågor att fundera över:

• Kopplar entreprenörerna ur allt? Eller är det systemadministratörerna eller ingenjörerna?
• Bär alla isolerad utrustning? Eller bara de som ansvarar för arbetet med spänningsförande ledningar?
• Avlägsnar du alla servrar och relevant hårdvara före förstöra hela basen infrastruktur?

Du måste identifiera och besvara frågor som dessa och fler därtill för att säkerställa att processen förblir konsekvent och smidig.

Skapa en allmän lista med kontaktuppgifter för alla teammedlemmar.

För att underlätta kommunikationen i alla frågor som kan uppstå, inklusive kontakter med externa leverantörer som ISP:er eller entreprenörer, måste dina teammedlemmar känna till de bästa kommunikationsmetoderna.

Oavsett hur din organisation hanterar kommunikation är det sista du vill att teknikern som hittade ett kritiskt fel vid start inte ska kunna kontakta rätt person under ett kritiskt projekt som detta. projektledare. Undvik denna onödiga konflikt!

Tänk på rätt tid på dygnet för att påbörja en avveckling.

Till exempel, för live avveckling (produktionsutrustning tas bort från nätverket), schemalägga avveckla för lediga timmar med en buffert för oväntade omständigheter.

Vanligtvis är detta mer för en scenario för migrering av datacenterMen om det oväntade avbrottet från nätverket skulle visa sig vara problematiskt för ett annat datacenter som är anslutet till det som för närvarande avvecklas, är det förmodligen en bra idé att schemalägga de sista stegen till efter normal arbetstid. 

Välj det optimala verktyget för att upptäcka nätverk

För platta nätverkär verktyg för agentlös upptäckt pragmatiska och ger omfattande data.

För kraftigt virtualiserade miljöerär NetFlow-aktiverade verktyg med omfattande igenkänning av nätverksutrustning mer lämpliga än applikationscentrerade verktyg.

Verktyg för agentlös upptäckt är oklanderliga när de kan navigera genom hela ditt nätverk, men en kraftigt virtualiserad miljö som är mycket segmenterad och byggd från grunden på VMware NSX kommer helt enkelt inte att vara praktisk för ett verktyg för agentlös upptäckt.

Beroende på hur ditt nätverk beviljar åtkomst kan det krävas en del försök och misstag innan du kan konfigurera ett verktyg som verkligen fångar din nätverksmiljö.

Tveka inte heller att testa flera olika verktyg för upptäckt under upptäcktsfasen. Det finns många NetFlow-analysatorer på marknaden. Och beroende på hur mikrosegmenterad din miljö är kan du upptäcka att specifika verktyg som fungerat för andra datacenter helt enkelt inte passar för din miljö.

Tänk på att äganderättsligt skyddade databaser eller verktyg som tillhandahålls av tredje part kanske inte ger dig tillgång till rådata. Se till att alla verktyg som används ger dig tillgång till rådata så att du kan få information som är meningsfull för din specifika miljö.

Ofta kan man genom att göra egna dataanalyser och segmentera data som tillhandahålls av nätverksverktyg få insikter som ett verktyg aldrig skulle kunna hitta. Korsreferenser av flera segmenterade datauppsättningar kan leda till att man upptäcker fel som varken verktyget, befintliga data eller ens fysiska upptäckter skulle ha avslöjat.

Fysisk upptäckt

Genomför en fysisk revision och håll specialisterna ansvariga för att dubbelverifiera alla insatsvaror.

Mänskliga fel är ett faktum i livetAlla gör misstag. Genom att alla fysiska revisionsobjekt dubbelverifieras av andra individer eller grupper hålls hela teamet ansvarigt för att se till att ingen sten lämnas ovänd.

För mindre verksamheter eller projekt med en mer hanterbar mängd hårdvara som ska avvecklas kan detta vara överdrivet. Det är dock ovanligt att ett avvecklingsprojekt inte hittar oväntade avvikelser mellan den fysiska granskningen, granskningen av programvaran och den befintliga CMDB/tillgångslistan.

Om flera stora avvikelser upptäcks kanske du vill omvärdera verifieringsflödet innan du går vidare, eftersom en fortsättning med ett bristfälligt arbetsflöde bara kan leda till att nätet av kända och okända trasslar till sig ännu mer.

Sammanställ en hårdvarukarta från den fysiska granskningen och relatera den kartan till dina applikationer och data.

Nu när du har en konkret karta som har dubbelverifierats fysiskt, korsreferera den med vad du redan har. Antalet felmatchningar kan överraska dig.

I det här läget kanske du tycker att det är oviktigt ur ett kostnads-nyttoperspektiv att få en mer exakt bild av din miljö, beroende på organisationens mål, budgetar och tidsplaner. Oavsett vilket kommer de flesta organisationer att tycka att det är ovärderligt att genomföra en expertgranskning av alla de åtgärder som hittills har genomförts.

Expertgranskning

Granska befintliga CMDB:er, resultat från upptäcktsverktyg och fysiska revisioner med kvalificerade experter som t.ex:

• Utvecklare
• Operatörer
• Användare
• Förvaltning

Vid eventuella kunskapsluckor anlitas externa experter på avveckling/migration.

Uppdaterad tillgångskarta

Det är absolut nödvändigt att hålla ett sista möte innan en tillgångskarta färdigställs. De olika nivåerna av detaljrikedom bidrar till att täcka över hål i den nya kartan.

Precis som datacenteroperatören kanske är den enda som märker ett problem med strömförsörjningen med en rad servrar kan nätverksdriftschefen vara den enda som märker att en del av miljön har gett upphov till problem i tillgångslistan där ett protokoll för mikrosegmentering har implementerats.

Färdigställa en uppdaterad miljökarta, inklusive eventuella beroenden som är relevanta för avveckling i drift, för alla följande delar:

• Programvara
• Servrar
• Förvaringssystem
• Virtuella datorer
• Nätverksutrustning
• Luft- och kylutrustning
• Kraftutrustning
• Kabeldragning

Slutlig planering

Här är en snabb, sammanfattad genomgång av ovanstående information för att hjälpa dig på vägen!

• Skapa en implementeringsplan där alla åtgärder och ansvarsområden för projektmedlemmarna anges.

• Skapa en masteruppsättning av go/no-go-kriterier med dina intressenter för att säkerställa att alla berörda parter kan påverka inledandet av avvecklingsuppgifterna. Håll ett formellt "go/no-go"-möte på avvecklingsdagen och avbryt om lämpliga risker tas upp.

• För avvecklingsprojekt i realtid, kontakta slutanvändare om potentiell stilleståndstid för att begränsa frustrationen vid fel.

• Beställ eventuella verktyg eller utrustning som behövs för den fysiska logistiken som gaffeltruckar, dokumentförstörare, degaussers, pallar och lådor för servrar, polyetenskum för förpackningar, lyftanordningar, transportörer, truckar, tippskydd med mera för optimal säkerhet och effektivitet.

• Genomföra bakgrundskontroller av tillfällig personal - du vill inte att data eller hårdvara ska försvinna!

• Använd taggar för tillgångar för att ange framtida plats, personalansvar och planerade processer. du vill inte skicka fel utrustning till dina köpare (om tillämpligt).

• Skapa en slutlig logg över all utrustning som ska tas ur drift.

• Fastställa slutlig beteckning för alla hårdvarutillgångar - Blir de återanvända? Återförsäljs? Återvinns?

• Äntligen, planera uppsägningen av alla underhållsavtal med leverantörer förknippade med servrar eller programvara som inte migreras - du ska inte betala för något som du inte använder!

Steg 2: Avvecklingsfas

Nu börjar vi komma någonstans. När all planering, alla processer och rutiner är på plats, och ditt team och eventuella tredjepartsleverantörer är redo att sätta igång - då kan vi påbörja själva avvecklingsfasen!

Kör tester och simuleringar på alla säkerhetskopior

Speciellt för live-miljöer i migrationsscenarier. Detta är också ett utmärkt tillfälle att testa din Plan för katastrofåterställning och säkerställa att all utrustning fungerar fullt ut.

Skapa en omfattande säkerhetskopia strax före avvecklingen

Gör dessutom en slutlig verifiering av den nya säkerhetskopian - man kan aldrig vara nog försiktig med sina data!

Koppla bort utrustningen från nätverket.

Nu är det dags att ta bort ACL:er, subnät och brandväggar och bryta strömmen till all utrustning som tas ur drift. Härifrån tar du bort all hårdvara i rack (överväg återigen att investera i spetsskydd för säkerhets skull!)

Om några enheter inte har raderats och inte kommer att återanvändas eller säljas vidare i framtiden är det dags att strimla eller avmagnetisera kvarvarande lagringsmedia.

Verifiera all dokumentation.

Om du använder dig av tredjepartsleverantörer, eller till och med av ditt eget interna team, är det viktigt att dokumentera varje radering eller förstörelse av hårdvara för att säkerställa att dina data har redovisats.

Det inkluderar att uppfylla alla krav i säkerhetspolicyn. Du vill lämna ett omfattande pappersspår i händelse av en revision. Det är inte bara god etisk praxis, utan ger också en modell för framtiden om någon liknande operation skulle äga rum.

Steg 3: Disposition

Vi är nästan framme! Nu när ditt datacenter är helt avvecklat är det dags för disposition. Det innebär att packa och flytta utrustning, samtidigt som du ser till att alla avtal som inte längre är relevanta sägs upp.

Packa och palletera all hårdvara helt och hållet.

Standardfrakt är helt otillräckligt. Se till att alla servrar och annan hårdvara som ska återanvändas packas i lådor med polyetenskum som är tillskuret för bästa praxis.

Korrespondens med finansavdelningen.

Se till att servrar och andra anläggningstillgångar tas bort från bokföringen och att alla programvarulicenser (uppsagda eller ej) redovisas.

Identifiera återvinningsleverantör eller nedströmsanläggning för återvinningsbart material.

Det sista du vill ha är hårdvara som direkt kan spåras till dig på omslaget till GreenPeaces nya avslöjande om de förorenande farorna med datacenter. Om du har utrustning som du vill göra dig av med, se till att du går genom de rätta, etiska kanalerna för återvinning.

Arbeta med en ITAD eller återvinningsföretag för fysisk destruktion av servrar som inte längre är användbara. Alternativt kan du återanvända dem eller kassera dem med hjälp av interna processer om ditt företag är utrustat för uppgiften

Samordna med andra avdelningar för att överföra all hårdvara som ska återanvändas.

Det kan vara bra att göra en kostnads- och intäktsanalys tillsammans med din ITAD-partner, om du har en sådan. Tillsammans kan ni avgöra om avveckling av omsättningstillgångar och att köpa ny utrustning är faktiskt mer kostnadseffektivt i det långa loppet innan man gör sig besväret att flytta och återanvända utrustningen någon annanstans inom organisationen.

Till exempel, även i en situation med långvarig kylförvaring, kan du upptäcka att de involverade arbetskostnaderna vida överstiger kostnaden för att helt enkelt förvärva mycket låg nivå lagringsutrustning någon annanstans och implementera den direkt. .

Fira, din avveckling är slutförd!

Bra jobbat! Nu har du gjort det! Du måste gå igenom alla dina kontroller och balanser för att se till att inget missades. Men om du har följt vår guide är oddsen att du är i det gröna!

Var noga med att ladda ner en mer detaljerad version av denna guide. Du kan skriva ut den och dela ut den till ditt team som en guide.

Sammanställning av avveckling av datacenter

Tveka inte att gå tillbaka till checklistan med jämna mellanrum under avvecklingsprojektets gång, så att du kan undvika överraskningar. För övrigt, den här checklistan kommer inte att innehålla alla möjliga oförutsedda händelser för alla datacenter. Du kommer att vilja anpassa delar av den för att passa ditt företags specifika behov.

Denna checklista är utformad som ett ramverk för din organisation för att utforma och slutföra din egen personliga, kompletta, rad-för-rad-handlingsplan för ditt avvecklingsprojekt.

Gör denna checklista för avveckling till din egen

Du får gärna redigera den här guiden, ta bort avsnitt som inte är relevanta och konsultera andra källor för att säkerställa att du har sammanställt den perfekta checklistan för din organisation innan du påbörjar ditt projekt.

Med tanke på de allt strängare dataskyddsbestämmelser och efterlevnadslabyrinter som organisationer måste förhålla sig till under de senaste åren, är en checklista av det här slaget en välsignelse för organisationer överallt.

Använd dock inte denna checklista som en färdig instruktionsbok för din egen avveckling. Se den mer som en vänlig och informativ guide som hjälper dig att komma på rätt spår.

I din miljö kan det finnas faktorer som inte ens är allmänt kända och som måste tas med i beräkningen. Vi har stor erfarenhet av avvecklingsprojekt inom olika branscher, men varje projekt är unikt. Det finns ofta olika krav som organisationen själv måste ta hänsyn till i en checklista.

På ExIT finns vi här för att hjälpa till

Det är vår förhoppning här på exIT Technologies att ditt projekt går så smidigt som möjligt. Om du behöver en familjeägd ITAD-partner som har stor erfarenhet av framgångsrika avvecklingar av datacenter, skulle vi gärna kontakta dig och hjälpa till.

Med tanke på hur ofta dataläckage och kontroverser kring datacenter inträffar och hur stor inverkan misstag i dessa sammanhang kan ha, är det vår brinnande uppgift att hjälpa andra organisationer att förhindra de misstag som så många andra företag har gjort tidigare.

Om du har några frågor om hur ett samarbete med ett ITAD-företag kan effektivisera processen för avveckling av tillgångar och ge intäkter där ett avvecklingsprojekt annars kan ge nettokostnader, tveka inte att kontakta Kontakta oss. Vi erbjuder kostnadsfri rådgivning och värdering av tillgångar.

Avveckling av ditt datacenter behöver inte vara en huvudvärk. Om du behöver ett itad-företag som vill vara din partner, och inte bara en skrotsamlare, och samtidigt förenkla processen för dig, fyll då i formuläret längst ner på sidan och kontakta oss. En dedikerad specialist på avveckling av datacenter kommer att kontakta dig inom kort!

Vanliga frågor och svar