Fördelar och utmaningar med hanterade tjänster för datacenter

När det gäller datacenter är en leverantörs “helt hanterad” tjänst en annan leverantörs “övervakning plus ett telefonnummer”.” 

Om man frågar kunder och leverantörer vad “hanterade tjänster för datacenter” är, får man många olika svar – och olika priser för varje svar. Om förväntningarna och genomförandet inte stämmer överens hamnar leverantörerna i en situation där de måste förklara avtalets begränsningar för frustrerade kunder, och kunderna får inte de tjänster och den kostnadsstruktur de hade förväntat sig.

Den största risken med ett felaktigt utformat MSP-avtal sträcker sig bortom det ekonomiska. Tänk på risköverföringen, där man fastställer vilka driftsstörningar som blir leverantörens ansvar och vilka som förblir ditt ansvar oavsett vad avtalet säger.

Kortfattad information: Vad du behöver veta om hanterade tjänster för datacenter

• Tjänsterna för datacenter sträcker sig från ren övervakning till fullständigt övertagande av driften.
• De vanligaste fördelarna (förutsägbara kostnader, support dygnet runt, stöd för regelefterlevnad) uppnås endast om tjänstens omfattning stämmer överens med dina faktiska sårbarheter, inte med leverantörens standardpaket.
• Den utmaning som man talar minst om är förlusten av institutionell kunskap. Ditt team slutar lära sig mer om sin egen miljö så snart någon annan tar över det dagliga arbetet.
• Hur väl det passar beror mindre på företagets storlek än på om ni har egen personal som förstår er infrastruktur tillräckligt väl för att kunna hantera en leverantör, och inte bara ta emot deras rapporter.
• En övergång till managed services medför nästan alltid att hårdvara måste avyttras. Det krävs en plan för hur den gamla utrustningen som tas ur bruk ska hanteras innan den nya leverantörens SLA-period börjar.
  

Att förstå vilka tjänster som ingår i hanterade tjänster för datacenter

Begreppet “hanterade datacentertjänster” omfattar allt från att en tredje part övervakar dina kontrollpaneler till att en leverantör tar fullt driftsansvar för din anläggning. Leverantörerna gör sällan denna åtskillnad på ett tydligt sätt, eftersom den bredare definitionen låter mer värdefull i en försäljningspresentation.

I praktiken kan de flesta avtal delas in i en av följande tre nivåer: 

Det är inte ovanligt att ett företag köper in “övervakning och larmfunktioner” men förväntar sig “helt hanterade” tjänster. Kunderna läser inte alltid igenom avtalets villkor och omfattning i sin helhet, vilket leder till frustration. Därför är det avgörande att redan från början fastställa gränserna för de hanterade tjänsterna för att undvika felaktiga förväntningar. 

Fördelarna med att teckna ett abonnemang på hanterade tjänster för datacenter

Fördelarna med att anlita en MSP för ert datacenter visar sig främst på tre sätt.

1. Förutsägbarhet när det gäller kostnaderna. En fast månadsavgift ersätter de oförutsägbara kostnaderna för att anställa, utbilda och behålla specialiserad personal vid datacentret. Den täcker investeringskostnaderna kostnaden för övervakningsverktyg De flesta företag skulle bara utnyttja en bråkdel av kapaciteten.
2. Arbetsuppgifter som ni inte kan bemanna internt. Att internt bygga upp ett driftteam som är i drift dygnet runt kräver en personalstyrka som många företag inte kan motivera. En leverantör fördelar den kostnaden på många kunder, vilket utgör hela den ekonomiska logiken bakom managed services.
3. Dokumentation av efterlevnad. Ramverk som SOC 2, HIPAA och PCI-DSS kräver kontinuerlig dokumentation. De handlar om mer än en engångsrevision där man bara “bockar av” olika punkter. Leverantörer som är specialiserade på detta skapar revisionsspåret som en naturlig del av den dagliga verksamheten, istället för att det blir en stressig process vid varje förnyelse.
   

Utmaningar i samband med hanterade tjänster för datacenter

Kvartalsfakturan är en sak, men att samarbeta med en MSP för datacenter kan kosta dig mer än bara pengar. 

1. Förlust av institutionell kunskap. När en leverantör sköter den dagliga driften slutar ert interna team att bygga upp en djupgående kunskap om er egen miljö. Efter tre år, om ni behöver flytta tillbaka något till det egna företaget eller byta leverantör, måste ni ofta börja nästan från noll när det gäller dokumentationen. MSP-leverantören kan hjälpa till att fylla luckorna, men om det inte ingår i avtalet finns det ingen skyldighet att göra det.
2. Brister i SLA som endast upptäcks vid en incident. “99,91 TP3T drifttid” låter vattentätt tills ett driftavbrott inträffar och du upptäcker att SLA:t inte omfattar schemalagda underhållsperioder, eller att begreppet “driftstopp” definieras snävare än du trodde. Läs igenom klausulerna om incidenthantering och påföljder innan du tittar på övervakningspanelen – inte efteråt.
3. Leverantörsberoende genom verktyg. Leverantörerna standardiserar sina egna övervakningslösningar, ärendehanteringssystem och dokumentationsformat. Att senare byta leverantör innebär att man måste reda ut sin driftshistorik från ett system som man inte äger.
   

Övergångar till managed services sammanfaller ofta med uppgraderingar av infrastrukturen, eftersom leverantörerna ofta vill standardisera på hårdvara som de kan ge effektiv support för. Det innebär att du drift av äldre servrar, lagrings- och nätverksutrustning som fortfarande innehåller aktiv data och för vilken det fortfarande gäller krav på bortskaffande och förstöring, oavsett om din nya leverantör anser att detta ingår i deras uppdrag eller inte.

Är du en lämplig kund för hanterade tjänster för datacenter?

Företagets storlek är en dålig indikator på hur väl du passar in. Det bästa sättet att ta reda på om du passar in är att ställa en rad noggrant utformade frågor som klargör vad du behöver av en leverantör av hanterade datacentertjänster.

Har ni någon internt som har tillräckligt god insikt i er infrastruktur för att kunna utvärdera en leverantörs arbete, eller skulle ni behöva lita blint på deras rapporter? Managed services fungerar bäst när de kompletterar en kompetent intern övervakning, inte när de helt ersätter den.

Behöver du mer hjälp med den operativa verksamheten (personalbrist, larmtrötthet, föråldrade övervakningsverktyg) eller med strategisk planering (du vet inte hur din infrastruktur ska se ut om tre år)?

För driftsstöd är övervaknings- eller samförvaltade tjänstenivåer det bästa valet. Om du är ute efter strategisk hjälp bör du välja helt förvaltade tjänster och utnyttja MSP:ns expertis för att planera din datacenterstrategi för de kommande åren.

Kan du nämna de tre senaste driftstoppen och vad som orsakade dem? Om du inte kan det är det ett problem, och kanske bör man överväga ett fullständigt förvaltningsavtal med en MSP kan hjälpa dig att lösa det. 

Vad gör man med sin gamla IT-utrustning efter övergången?

Ett beslut om managed services handlar sällan bara om vad som kommer in. Man måste också planera för vad som går ut. Servrar, lagringssystem och nätverkshårdvara De som byts ut under en övergång innehåller fortfarande data, omfattas fortfarande av skyldigheter avseende spårbarhet om verksamheten är reglerad och har ett återvinningsvärde (om de hanteras på rätt sätt istället för att staplas i ett förråd).

exIT Technologies sköter just den övergången: avveckling på plats, certifierad datadestruktion och återvinning av den hårdvara som blir kvar efter en övergång till managed services. Se hur avvecklingsprocessen går till.