Voordelen en uitdagingen van managed services voor datacenters

Als het om datacenters gaat, is wat bij de ene leverancier “volledig beheerd” heet, bij een andere leverancier “monitoring plus een telefoonnummer”.” 

Als je klanten en leveranciers vraagt wat “managed services voor datacenters” precies inhouden, krijg je allerlei verschillende antwoorden, en voor elk daarvan een ander prijskaartje. Als de verwachtingen en de uitvoering niet op elkaar zijn afgestemd, zitten leveranciers vast aan het uitleggen van de beperkingen van de overeenkomst aan gefrustreerde klanten, en krijgen klanten niet de diensten en kostenstructuur waar ze op hadden gerekend.

Het grootste risico van een onjuist opgestelde MSP-overeenkomst reikt verder dan alleen de financiële aspecten. Denk bijvoorbeeld aan de risico-overdracht: daarbij moet je vaststellen welke operationele storingen voor rekening van de dienstverlener komen en welke voor jouw rekening blijven, ongeacht wat er in het contract staat.

In het kort: wat u moet weten over beheerde diensten voor datacenters

• De managed services voor datacenters variëren van uitsluitend monitoring tot volledige overname van de bedrijfsvoering.
• De meest voorkomende voordelen (voorspelbaarheid van de kosten, 24/7-dekking, ondersteuning bij naleving) komen alleen tot uiting als de dekkingsomvang aansluit bij uw daadwerkelijke zwakke plekken, en niet bij het standaardpakket van uw dienstverlener.
• De uitdaging waarover het minst wordt gesproken, is het verlies van institutionele kennis. Je team leert niets meer bij over de eigen werkomgeving zodra iemand anders de dagelijkse leiding overneemt.
• Of dit een geschikte oplossing is, hangt minder af van de omvang van het bedrijf dan van de vraag of je over eigen medewerkers beschikt die je infrastructuur goed genoeg begrijpen om een leverancier aan te sturen, en niet alleen maar hun rapporten te accepteren.
• Een overgang naar managed services leidt vrijwel altijd tot de afstoting van hardware. Voor verouderde apparatuur die buiten gebruik wordt gesteld, moet er een plan klaar zijn voordat de SLA-termijn van de nieuwe dienstverlener ingaat.
  

Inzicht in het dienstenaanbod van managed services voor datacenters

De term “beheerde datacenterdiensten” omvat alles, van een derde partij die uw dashboards in de gaten houdt tot een aanbieder die de volledige operationele leiding over uw faciliteit op zich neemt. Aanbieders maken dit onderscheid zelden in duidelijke bewoordingen, omdat de bredere definitie in een presentatie voor klanten waardevoller klinkt.

In de praktijk vallen de meeste contracten onder een van de volgende drie categorieën: 

Het is niet ongebruikelijk dat een bedrijf een “monitoring & alerting”-oplossing aanschaft, maar verwacht dat deze “volledig beheerd” wordt. Klanten lezen niet altijd de volledige voorwaarden en de reikwijdte van hun overeenkomst door, wat tot frustratie leidt. Daarom is het van cruciaal belang om in een vroeg stadium de grenzen van de beheerde diensten vast te stellen, om misverstanden over de verwachtingen te voorkomen. 

Voordelen van een abonnement op beheerde datacenterdiensten

De voordelen van het inschakelen van een MSP voor uw datacenter komen vooral op drie manieren tot uiting.

1. Voorspelbaarheid van de kosten. Een vast maandelijks bedrag vervangt de onvoorspelbare kosten voor het aannemen, opleiden en behouden van gespecialiseerd datacenterpersoneel. Het dekt de kapitaalkosten kosten van monitoringtools de meeste bedrijven zouden slechts een fractie van de capaciteit benutten.
2. Werkzaamheden waarvoor je intern geen personeel kunt inzetten. Om intern een 24/7-operationeel team op te zetten, is een personeelsbestand nodig dat veel bedrijven niet kunnen rechtvaardigen. Een dienstverlener verdeelt die kosten over vele klanten, en dat is precies de economische logica achter managed services.
3. Documentatie inzake naleving. Kaders zoals SOC 2, HIPAA en PCI-DSS vereisen doorlopend bewijsmateriaal. Het gaat hier om meer dan een eenmalige audit waarbij alleen maar vakjes worden aangevinkt. Dienstverleners die hierin gespecialiseerd zijn, genereren het audittraject als een bijproduct van hun dagelijkse bedrijfsvoering, in plaats van dat ze zich bij elke verlengingscyclus haastig moeten inspannen om dit voor elkaar te krijgen.
   

Uitdagingen die gepaard gaan met managed services voor datacenters

De driemaandelijkse factuur is één ding, maar de samenwerking met een MSP voor datacenters kan u meer kosten dan alleen geld. 

1. Aantasting van de institutionele kennis. Zodra een dienstverlener de dagelijkse bedrijfsvoering op zich neemt, verliest je interne team de diepgaande kennis van je eigen omgeving. Als je na drie jaar iets weer in eigen beheer wilt nemen of van dienstverlener wilt wisselen, moet je wat betreft documentatie vaak bijna helemaal opnieuw beginnen. De MSP kan helpen om de hiaten op te vullen, maar als dit niet in de overeenkomst is vastgelegd, is er geen verplichting.
2. SLA-tekortkomingen die pas aan het licht komen tijdens een incident. “99,91 TP3T uptime” klinkt waterdicht, totdat er een storing optreedt en je erachter komt dat de SLA geplande onderhoudsperiodes uitsluit, of dat “downtime” enger wordt gedefinieerd dan je had aangenomen. Lees de bepalingen inzake incidentafhandeling en boetes vóór je het monitoringdashboard bekijkt, niet erna.
3. Afhankelijkheid van leveranciers door het gebruik van specifieke tools. Dienstverleners hanteren hun eigen standaard voor hun monitoringstack, ticketsysteem en documentatieformaat. Als je later wilt overstappen, moet je je operationele geschiedenis loskoppelen van een systeem dat niet van jou is.
   

De overgang naar managed services valt vaak samen met een vernieuwing van de infrastructuur, aangezien providers vaak willen standaardiseren op hardware die ze efficiënt kunnen ondersteunen. Daardoor blijft u het beheren van verouderde servers, opslag- en netwerkapparatuur die nog steeds actieve gegevens bevatten en waarvoor nog steeds verwijderings- en vernietigingsvoorschriften gelden, ongeacht of uw nieuwe provider dat als zijn taak beschouwt.

Zijn managed services voor datacenters iets voor u?

De omvang van een bedrijf is geen betrouwbare indicator voor of je bij het bedrijf past. De beste manier om erachter te komen of je bij het bedrijf past, is door een reeks zorgvuldig geformuleerde vragen te stellen waarmee je kunt vaststellen wat je precies nodig hebt van een aanbieder van beheerde datacenterdiensten.

Hebt u intern iemand die uw infrastructuur goed genoeg begrijpt om het werk van een dienstverlener te beoordelen, of zou u hun rapporten klakkeloos accepteren? Managed services werken het beste wanneer ze een aanvulling vormen op bekwaam intern toezicht, en dit niet volledig vervangen.

Heeft u meer hulp nodig bij de dagelijkse bedrijfsvoering (personeelstekorten, alarmmoeheid, verouderde monitoringtools) of bij strategische planning (weet u niet hoe uw infrastructuur er over drie jaar uit zou moeten zien)?

Voor ondersteuning bij de dagelijkse bedrijfsvoering zijn monitoring- of co-managed-pakketten de beste keuze. Als u op zoek bent naar strategische ondersteuning, kies dan voor fully-managed en maak gebruik van de expertise van de MSP om uw datacenterstrategie voor de komende jaren uit te stippelen.

Kunt u de laatste drie storingen noemen en aangeven wat de oorzaak ervan was? Als u dat niet kunt, is dat een probleem, en misschien is een volledige beheerovereenkomst met een MSP zou je kunnen helpen het op te lossen. 

Wat doe je na de transitie met je oude IT-apparatuur?

Bij een beslissing over managed services gaat het zelden alleen om wat er binnenkomt. Je moet ook rekening houden met wat eruit gaat. Servers, opslagarrays en netwerkhardware die tijdens een overgang worden vervangen, bevatten nog steeds gegevens, vallen nog steeds onder de verplichtingen inzake de bewakingsketen als je onder toezicht staat, en hebben nog steeds een terugwinbare waarde (mits ze op de juiste manier worden behandeld in plaats van in een kast te worden opgestapeld).

exIT Technologies verzorgt precies die overgang: ontmanteling ter plaatse, gecertificeerde gegevensvernietiging en terugwinning van activa voor de hardware die achterblijft na een overstap naar managed services. Bekijk hoe het ontmantelingsproces in zijn werk gaat.