Hantering av IT-inventarier: Vad, varför och hur - bästa praxis

Definition av hantering av IT-lager

IT Lagerhantering, eller IT förvaltning av tillgångar (ITAM), definieras av Gartner som en:

"Ramverk och uppsättning processer för att strategiskt spåra och hantera de finansiella, fysiska, licensmässiga och avtalsmässiga aspekterna av IT-tillgångar under hela deras livscykel. Detta sker vanligtvis genom att upprätthålla en detaljerad inventering av alla IT-tillgångar och sedan genomföra regelbundna revisioner och analyser av processer och inköp och använda denna information för att förbättra den operativa effektiviteten."

Bästa praxis för IT-hantering att leva efter:

Varför ITAM är viktigt

I takt med att datacentren har blivit allt större har också behovet av effektiva IT förvaltning av tillgångar praxis.

En organisations IT-tillgångar är inte bara kritiska för den löpande verksamhet, men de medför också betydande arbetskraftskostnader och andra kostnader.

Snabb avskrivning, krävs ofta underhåll och uppdateringar samt omständlig omlokalisering gör IT-tillgångar till en unik belastning för en organisation.

Som ett resultat av detta är effektiv IT förvaltning av tillgångar kan få stora konsekvenser för en organisations resultat och operativa effektivitet.

Några av fördelarna och några av riskerna med att undvika IT förvaltning av tillgångar är:

Risker

• Överdrivna kostnader för inköp av tillgångar
• Driftstopp för programvara
• Brott mot efterlevnaden av programvarulicenser
• Sårbarheter i nätverkets ingångspunkter

Fördelar

• Minskad total ägandekostnad (TCO)
• Bättre datasäkerhet genom konsolidering av tillgångar
• Lägre risk för driftstopp
• Ökad flexibilitet
• Snabbare svar på frågor
• Ökad effektivitet i arbetet

Grunderna för framgångsrik hantering av IT-lager

1. Effektiva verktyg som stödjer ITAM-processer och möjliggör framgångsrik automatisering
2. Kontinuerlig förbättring av befintliga processer, eller (kaizen, lean, six sigma, etc.)
3. Väletablerade processer för konsekvent, effektiv och repeterbar implementering av verksamhet för förvaltning av IT-tillgångar
4. Omfattande täckning av IT-tillgångar under hela livscykeln

Även om de enskilda processerna för hantering av IT-inventarier kommer att variera avsevärt mellan olika företag, kan de verktyg som är så integrerade i ramverket utvärderas för effektivitet på en mer generisk basis.

Att välja ett system för hantering av IT-inventarier

Det finns över 100 lösningar för IT-lagerhantering, och alla har olika funktioner. För att förenkla saker och ting finns det fem primära funktioner att ta hänsyn till i ett verktyg för hantering av IT-lager (utan inbördes ordning).

1. Dess förmåga att integreras med redan existerande verktyg och system.
   • Systemen kommer främst att behöva integreras effektivt med IT service management.
2. Möjlighet att importera data från ERP- eller ekonomisystem.
3. Skapandet av ett arkiv för hantering av IT-tillgångar
   • Förvaret är den centrala delen av ITAM system. Det ansvarar för att lagra register över alla företagets tillgångar på ett ställe och sedan sortera dem för att underlätta användningen.
4. Datarapportering för inventering och användning av programvara/hårdvara
   • En kombination av automatiserad upptäckt och manuella sökningar med hjälp av verktyg för fysisk inventering, t.ex. RFID-skannrar.
5. Automatiseringsmöjligheter
   • Interdependenser:
     • Flyttar verktyget underordnade tillgångar när platsen för den överordnade tillgången ändras?
     • Ta bort programvarutilldelningar när en hårdvarutillgång pensioneras?

Sammanställer ditt team ofta tillgångsdata och skapar rapporter manuellt? Identifiera de områden som tar upp mest tid i era processer och försök att automatisera med hjälp av det verktyg som kan konsolidera det största antalet manuella processer på ett smidigt sätt.

Du kanske upptäcker att en kombinerad hantering av IT-tillgångar och Hantering av IT-tjänster lösning passar din organisations behov bättre redan från början. Det är dock inte ovanligt att använda en lösning för varje separat behov.

Förutom att försöka tillgodose dina nuvarande behov bör du också fundera över hur organisationens behov kommer att förändras under de kommande åren. Beakta sedan även dessa behov i din beslutsprocess.

Om du letar efter uppdateringar om IT-lagerhantering eller branschtrender är Gartner alltid ett bra ställe att leta på.

Långsiktig strategi

Självgranskning

Risk är den främsta orsaken till osäkerhet i en organisation. Därför fokuserar företagen allt mer på att identifiera risker och hantera dem innan de påverkar verksamheten.

I ITAM-världen kan processer för självrevision hjälpa företag att vara proaktiva och hitta problem innan en riktig revision inträffar.

Att hålla koll på revisioner kan också bidra till smidigare projekt som konsolidering av datacenter eller avveckling.

Även om många företag gör ytliga revisioner och vissa ibland gör mer omfattande revisioner, kommer dessa ytliga revisioner sannolikt inte att visa på problem som skulle upptäckas under en riktig revision av programvaruöverensstämmelse.

Förändringskontroll

En ofta förbisedd aspekt av IT asset management är den kritiska praktiken att hantera förändringar kontroll.

De flesta företag har två förväntningar på sin IT och de tjänster som den tillhandahåller:

• De ska vara tillförlitliga och alltid fungera som förväntat.
• De bör vara flexibla och snabbt kunna anpassa sig till nya verksamhetskrav.

Dessa två är direkt motsägelsefulla. Hur kan något vara flytande och förändras snabbt och samtidigt vara stadigt och fungera konsekvent?

Svaret är förändringsledning.

En förändring ledningssystem som verifierar licensavtal för programvara före varje ändringsbegäran kan avsevärt minska kostnaderna för sanktionsavgifter vid revision av programvara samt oväntade hårdvaruproblem.

Många chefer skulle se förändringsledning som ett hinder som fördröjer självförklarande förändringar, men verkligheten är att en större positiv nettoförändring är möjlig med förändringsledning än utan.

Anledningen är att en negativ förändring eller ett misstag kan orsaka en betydligt större negativ effekt än en positiv förändring kan orsaka en positiv effekt.

Genom att säkerställa att endast netto positiva förändringar äger rum och underlätta solida back-up planer, håller förändringshantering verksamheten framåt i en stadig takt.

Ett standardflöde att implementera är:

1. Begäran om ändring
2. Förändringsplanering (om nödvändigt)
3. Validering av ändringar
4. Genomförande av förändringar
5. Förändringstestning

Även om det ligger utanför ramen för denna artikel, kommer de flesta företag att vilja ha:

• En förändringsledare som övervakar processerna.
• En förändringskoordinator för att bedöma önskemål och logistiken för genomförandet.
• En ändringsgodkännare är den sista försvarslinjen för alla ändringar.
• En rådgivande kommitté för förändringar rekommenderas för att överlägga om särskilt riskfyllda förändringar.

Segmentering av tillgångar inom IT asset management

För att effektivt hantera IT-tillgångar inom en organisation måste IT förvaltning av tillgångar strategin måste ta hänsyn till de olika typerna av tillgångar.

Tillgångar som virtuella maskiner i publika moln delas av många användare och förändras snabbt, medan slutanvändarnas enheter är mycket individuella. De är inte alls dynamiska.

En strategi för IT-tillgångar som använder olika metoder för varje tillgångsklass kommer att vara betydligt mer effektiv.

Även om de flesta ITAM-verktyg, som tidigare nämnts, möjliggör sömlös kategorisering efter undertyper, filtrerar eller justerar inte detta processerna åt dig.

Om man t.ex. använder traditionella, schemalagda upptäcktsverktyg på virtualiserade tillgångar som containrar kan det hända att de inte registreras om virtualiseringsmiljön ändras ofta.

Hålla företaget med på tåget med IT-lagerhantering

Det är en vanlig utmaning inom ITAM att visa konkret värde för ledningen. Detta gäller särskilt när det handlar om att visa värdet mot nyckeltal som de bryr sig om.

Det är viktigt för chefer att kunna motivera ytterligare investeringar i IT förvaltning av tillgångar riskerar att förlora viktig finansiering. Dessutom är det arbetsintensivt att spåra alla fördelar med IT-inventariehantering.

Anpassa ITAM-rapporteringen och mätvärdena till de mest kritiska företagsmålen

Klicka på bilden nedan för att se PDF och ladda ner

Ett särskilt område i livscykeln där hantering av IT-tillgångar kan ge ett betydande mervärde är disposition.

Ett effektivt omhändertagande av IT-tillgångar kan minska risken för datasäkerhet och samtidigt säkerställa ett miljömässigt ansvarstagande återvinning.

Med datacenter hårdvara tillgångar som servrar och lagringsarrayer, allt som är yngre än fem år kan vanligtvis ge ett betydande värde tillbaka till bordet. Särskilt om man använder sig av en välrenommerad ITAD-leverantör.

När du utvärderar ITAD-företag ska du kontrollera att de har en omfattande process för datadestruktion och säker nedströmshantering. återvinning process. Säkerställ till exempel att de är verifierade genom e-stewards eller R2.

Behöver du en ITAD-leverantör du kan lita på?

exIT technologies har 26 års erfarenhet inom IT-branschen. Vårt företag har arbetat med otaliga statliga myndigheter och Fortune 1000-organisationer.

Oavsett om du behöver en fullskalig likvidation av datacenter eller bara en säker återvinna överbliven IT hårdvaraär vi här för att hjälpa dig.

Fyll i formuläret nedan så hör vi av oss till dig.

Har du något att tillägga? Låt oss veta vad du tycker i kommentarer nedan!