IT-inventarisbeheer: Wat, Waarom en Hoe - Best Practices

IT Inventarisbeheer gedefinieerd

IT Voorraadbeheerof IT vermogensbeheer (ITAM), wordt door Gartner gedefinieerd als een:

"raamwerk en reeks processen voor het strategisch volgen en beheren van de financiële, fysieke, licentie- en contractuele aspecten van IT-middelen gedurende hun levenscyclus. Dit gebeurt meestal in de vorm van het bijhouden van een gedetailleerde inventaris van alle IT-activa en vervolgens periodieke audits en analyses uit te voeren van processen en aankopen met behulp van deze informatie om de operationele efficiëntie te verbeteren."

Beste IT-beheerpraktijken om naar te leven:

Waarom ITAM belangrijk is

Naarmate de wereld van datacenters is gegroeid, is ook de behoefte aan effectieve IT toegenomen. vermogensbeheer praktijken.

Niet alleen zijn de IT-middelen van een organisatie van cruciaal belang voor de voortdurende operatiesmaar ze brengen ook aanzienlijke arbeidskosten en andere uitgaven met zich mee.

Snelle afschrijving, vaak vereist onderhoud en updates, en vervelende verhuizingen maken IT-activa tot een unieke belasting voor een organisatie.

Als gevolg hiervan is effectieve IT vermogensbeheer kan ingrijpende gevolgen hebben voor het bedrijfsresultaat en de operationele efficiëntie van een organisatie.

Enkele voordelen en risico's van het vermijden van IT vermogensbeheer zijn:

Risico's

• Buitensporige uitgaven voor de aankoop van activa
• Uitvaltijd van software
• Schendingen van softwarelicenties
• Kwetsbaarheden door toegangspunten tot het netwerk

Voordelen

• De lagere totale eigendomskosten (TCO)
• Betere gegevensbeveiliging door consolidatie van bedrijfsmiddelen
• Lager risico op uitvaltijd
• Verhoogde wendbaarheid
• Snellere reactietijd bij problemen
• Verhoogde arbeidsefficiëntie

De basis van succesvol IT-inventarisbeheer

1. Effectieve tools die ITAM-processen ondersteunen en succesvolle automatisering mogelijk maken
2. Continue verbetering van bestaande processen of (kaizen, lean, six sigma, etc)
3. Goed opgezette processen voor consistente, efficiënte en herhaalbare implementatie van IT-assetbeheeractiviteiten
4. Uitgebreide dekking van IT-middelen gedurende de gehele levenscyclus

Hoewel de individuele processen voor IT-inventarisatiebeheer aanzienlijk zullen verschillen tussen bedrijven, kunnen de tools die zo integraal deel uitmaken van het raamwerk worden geëvalueerd op hun effectiviteit op een meer algemene basis.

Een IT-inventarisbeheersysteem kiezen

Er zijn meer dan 100 oplossingen voor IT-inventarisatiebeheer en elke oplossing heeft andere mogelijkheden. Om de zaken te vereenvoudigen, zijn er vijf primaire functies om te overwegen in een IT asseor (man gement tool (in willekeurige volgorde).

1. De mogelijkheid om te integreren met reeds bestaande toolsets en systemen.
   • Systemen zullen vooral effectief moeten integreren met IT-servicemanagement.
2. De mogelijkheid om gegevens te importeren uit enterprise resource planning of financiële systemen.
3. Het maken van een opslagplaats voor IT-activabeheer
   • Het archief is het centrale onderdeel van de ITAM systeem. Het is verantwoordelijk voor het opslaan van alle bedrijfsmiddelen op één plaats en sorteert ze vervolgens voor gebruiksgemak.
4. Gegevensrapportage voor software/hardware-inventaris en -gebruik
   • Een combinatie van geautomatiseerde ontdekking en handmatige scans met behulp van fysieke inventarisatietools zoals RFID-scanners.
5. Automatiseringsmogelijkheden
   • Onderlinge afhankelijkheden:
     • Verplaatst het programma kinderactiva als de locatie van de ouderactiva wordt gewijzigd?
     • Softwaretoewijzingen verwijderen wanneer een hardwaremiddel met pensioen gaat?

Verzamelt uw team vaak activagegevens en maakt het rapporten handmatig? Identificeer de gebieden die de meeste tijd in beslag nemen binnen uw processen en automatiseer deze met de tool die het grootste aantal handmatige processen naadloos kan consolideren.

Misschien vindt u dat een gecombineerd beheer van IT-activa & IT-servicemanagement oplossing beter aansluit bij de behoeften van je organisatie. Hoewel het niet atypisch is om één oplossing voor elk afzonderlijk te gebruiken.

Probeer niet alleen aan je huidige behoeften te voldoen, maar bedenk ook hoe de behoeften van je organisatie de komende jaren zullen veranderen. Weeg die behoeften vervolgens ook mee in je besluitvormingsproces.

Als u op zoek bent naar updates over IT-inventarisatiebeheer of trends in de sector, is Gartner altijd een goede plek om te kijken.

Strategie voor de lange termijn

Zelfcontrole

Risico is de belangrijkste oorzaak van onzekerheid in elke organisatie. Daarom richten bedrijven zich steeds meer op het identificeren van risico's en het beheren ervan nog voordat ze het bedrijf beïnvloeden.

In de wereld van ITAM kunnen self-auditingprocessen bedrijven helpen om proactief problemen te vinden voordat een echte audit plaatsvindt.

Door bovenop de audits te blijven, kunnen projecten ook soepeler verlopen, zoals consolidaties datacenters of ontmantelt.

Hoewel veel bedrijven vluchtige audits uitvoeren en sommige bedrijven soms uitgebreidere audits doen, zullen deze oppervlakkige audits waarschijnlijk geen problemen aan het licht brengen die tijdens een echte software compliance audit zouden worden gevonden.

Veranderingsbeheer

Een vaak over het hoofd gezien aspect van IT-assetbeheer is de kritische praktijk van verandering controle.

De meeste bedrijven hebben twee verwachtingen van hun IT en de diensten die deze levert:

• Ze moeten betrouwbaar zijn en altijd werken zoals verwacht.
• Ze moeten flexibel zijn en zich snel kunnen aanpassen aan nieuwe bedrijfsvereisten.

Deze twee zijn lijnrecht met elkaar in tegenspraak. Hoe kan iets vloeibaar zijn en snel veranderen terwijl het ook stabiel is en consistent werkt?

Het antwoord is verandermanagement.

Een verandering managementsysteem die softwarelicentiecontracten verifieert voor elk wijzigingsverzoek kan de kosten voor software-audits en onverwachte hardwareproblemen aanzienlijk beperken.

Veel managers zouden veranderingsmanagement zien als een hindernis die vanzelfsprekende veranderingen vertraagt, maar de realiteit is dat er een grotere netto positieve verandering mogelijk is met veranderingsmanagement dan zonder.

De reden hiervoor is dat één negatieve verandering of fout een aanzienlijk groter negatief effect kan hebben dan één positieve verandering een positief effect.

Door ervoor te zorgen dat er alleen netto positieve veranderingen plaatsvinden en door solide back-upplannen te faciliteren, zorgt veranderingsmanagement ervoor dat het bedrijf in een gestaag tempo vooruit blijft gaan.

Een standaard stroom om te implementeren is:

1. Verzoek tot wijziging
2. Planning van veranderingen (indien nodig)
3. Wijzigingsvalidatie
4. Implementatie van verandering
5. Testen

Hoewel dit buiten het bestek van dit artikel valt, zullen de meeste bedrijven dit willen:

• Een verandermanager die toezicht houdt op de processen.
• Een veranderingscoördinator om aanvragen en de logistiek van de implementatie te beoordelen.
• Een wijzigingsgoedkeurder als laatste verdedigingslinie voor wijzigingen.
• Een change advisory board om te overleggen over bijzonder risicovolle veranderingen wordt aanbevolen.

Segmentatie van bedrijfsmiddelen binnen IT activabeheer

Om de IT-middelen binnen een organisatie effectief te beheren, moet de IT vermogensbeheer De strategie moet rekening houden met de verschillende soorten activa.

Assets zoals virtuele machines in de publieke cloud worden gedeeld door veel gebruikers en verschuiven snel, terwijl eindgebruikersapparaten zeer individueel zijn. Ze zijn helemaal niet dynamisch.

Een IT-activastrategie die verschillende methodologieën gebruikt voor elke activaklasse zal aanzienlijk efficiënter zijn.

Hoewel de meeste ITAM-tools, zoals eerder vermeld, naadloze categorisatie op subtypes mogelijk maken, worden de processen hierdoor niet voor je gefilterd of aangepast.

Bijvoorbeeld, het gebruik van traditionele, geplande ontdekkingstools op gevirtualiseerde bedrijfsmiddelen zoals containers zal mogelijk niet registreren als de virtualisatieomgeving vaak verandert.

Het bedrijf aan boord houden met IT Inventarisbeheer

Het is een veelvoorkomende strijd in ITAM om tastbare waarde aan te tonen aan leidinggevenden. Dit geldt met name voor het aantonen van waarde aan de hand van belangrijke meetgegevens die zij belangrijk vinden.

Het is belangrijk voor leidinggevenden om verdere investeringen in IT te kunnen rechtvaardigen vermogensbeheer het risico lopen om cruciale financiering te verliezen. Bovendien is het arbeidsintensief om alle voordelen van IT-inventarisbeheer bij te houden.

Breng uw ITAM-rapportage en meetgegevens op één lijn met de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen

Klik op de afbeelding hieronder om de PDF te bekijken en te downloaden

Eén gebied van de levenscyclus in het bijzonder waar IT-assetmanagement een aanzienlijke waarde kan laten zien, is dispositie.

Een effectieve verwijdering van IT-activa kan de risico's voor gegevensbeveiliging beperken en tegelijkertijd zorgen voor milieuverantwoorde recycling.

Met datacenter hardware activa zoals servers en storage arrays, kan alles wat minder dan vijf jaar oud is een aanzienlijke waarde opleveren. Vooral als er gebruik wordt gemaakt van een gerenommeerde ITAD-leverancier.

Controleer bij het evalueren van ITAD-bedrijven of ze een uitgebreid proces voor gegevensvernietiging en een veilige downstream hebben. recycling proces. Zorg er bijvoorbeeld voor dat ze geverifieerd zijn via e-stewards of R2.

Hebt u een ITAD-leverancier nodig die u kunt vertrouwen?

exIT technologies heeft 26 jaar ervaring in de IT-industrie. Ons bedrijf heeft gewerkt met talloze overheidsinstellingen en Fortune 1000-organisaties.

Of u nu een volledige datacenter liquidatie nodig hebt of alleen een veilige recyclen restjes IT hardwareWe zijn er om je te helpen.

Vul gewoon onderstaand formulier in en we nemen contact met je op.

Heb je iets toe te voegen? Laat ons weten wat je ervan vindt in de reacties hieronder!