Gestión del inventario de TI: Qué, por qué y cómo - Buenas prácticas

Definición de la gestión del inventario informático

TI Gestión de existenciaso TI gestión de activos (ITAM), es definido por Gartner como:

"marco y conjunto de procesos para el seguimiento y la gestión estratégicos de los aspectos financieros, físicos, de licencias y contractuales de los activos informáticos a lo largo de su ciclo de vida. Suele consistir en mantener un inventario detallado de todos los activos de TI. Activos informáticos y luego realizar auditorías y análisis periódicos de los procesos y las compras utilizando esta información para mejorar la eficiencia operativa".

Buenas prácticas de gestión de TI:

Por qué es importante ITAM

A medida que ha ido creciendo el mundo de los centros de datos, también lo ha hecho la necesidad de contar con sistemas informáticos eficaces. gestión de activos prácticas.

Los activos informáticos de una organización no sólo son esenciales para la operacionespero también incurren en importantes costes de mano de obra y otros gastos.

Amortización rápida, necesaria con frecuencia mantenimiento y actualizaciones, y la tediosa reubicación hacen que los activos informáticos sean especialmente gravosos para una organización.

Como resultado, una TI eficaz gestión de activos puede tener profundas repercusiones en los resultados y la eficacia operativa de una organización.

Ventajas y riesgos de renunciar a la informática gestión de activos son:

Riesgos

• Gastos excesivos en la compra de activos
• Tiempo de inactividad del software
• Incumplimiento de licencias de software
• Vulnerabilidades de los puntos de entrada a la red

Beneficios

• La reducción del coste total de propiedad (TCO)
• Mayor seguridad de los datos gracias a la consolidación de activos
• Menor riesgo de inactividad
• Mayor agilidad
• Mayor rapidez de respuesta a los problemas
• Mayor eficiencia laboral

Las bases de una buena gestión del inventario informático

1. Herramientas eficaces que apoyan los procesos de ITAM y permiten una automatización satisfactoria
2. Mejora continua de los procesos existentes, o (kaizen, lean, six sigma, etc.)
3. Procesos bien establecidos para una aplicación coherente, eficiente y repetible de las operaciones de gestión de activos informáticos.
4. Cobertura completa de los activos informáticos a lo largo de todo el ciclo de vida

Aunque los procesos individuales establecidos para la gestión del inventario de TI variarán significativamente de una empresa a otra, la eficacia de las herramientas que forman parte integrante del marco puede evaluarse sobre una base más genérica.

Elegir un sistema de gestión de inventarios informáticos

Existen más de 100 soluciones de gestión de inventarios informáticos, y cada una tiene capacidades diferentes. Para simplificar las cosas, hay cinco funciones principales a considerar en una herramienta de gestión de inventario de TI (sin ningún orden en particular).

1. Su capacidad para integrarse con herramientas y sistemas preexistentes.
   • En primer lugar, los sistemas deberán integrarse eficazmente con la gestión de servicios informáticos.
2. Capacidad para importar datos de sistemas de planificación de recursos empresariales o financieros.
3. Generación de un repositorio de gestión de activos informáticos
   • El repositorio es la pieza central del ITAM sistema. Se encarga de almacenar los registros de todos los activos de la empresa en un único lugar y, a continuación, clasificarlos para facilitar su uso.
4. Informes de datos sobre inventario y uso de software y hardware
   • Una combinación de detección automatizada y escaneos manuales mediante herramientas de inventario físico como los escáneres RFID.
5. Capacidades de automatización
   • Interdependencias:
     • ¿Mueve la herramienta los activos secundarios cuando se cambia la ubicación del activo principal?
     • ¿Eliminar las asignaciones de software cuando se retira un activo de hardware?

¿Su equipo recopila con frecuencia datos de activos y crea informes manualmente? Identifique las áreas que consumen más tiempo de sus procesos e intente automatizarlas utilizando la herramienta que pueda consolidar el mayor número de procesos manuales sin problemas.

Es posible que una combinación de gestión de activos de TI y Gestión de servicios informáticos solución se adaptará mejor a las necesidades de su organización desde el primer momento. Aunque no es atípico utilizar una solución para cada uno por separado.

Además de intentar satisfacer sus necesidades actuales, considere también cómo cambiarán las necesidades de su organización en los próximos años. A continuación, sopese también esas necesidades en su proceso de toma de decisiones.

Si busca información actualizada sobre la gestión de inventarios informáticos o las tendencias del sector, Gartner es siempre un buen lugar donde buscar.

Estrategia a largo plazo

Autoauditoría

El riesgo es la principal causa de incertidumbre en cualquier organización. Por ello, las empresas se centran cada vez más en identificar los riesgos y gestionarlos antes incluso de que afecten al negocio.

En el mundo de ITAM, los procesos de autoauditoría pueden ayudar a las empresas a ser proactivas a la hora de detectar problemas antes de que se produzca una auditoría real.

Estar al tanto de las auditorías también puede facilitar proyectos más fluidos como consolidación de centros de datos o desmantela.

Aunque muchas empresas realizan auditorías superficiales y algunas pueden llevar a cabo auditorías más exhaustivas de vez en cuando, es probable que estas auditorías superficiales no detecten los problemas que se encontrarían durante una auditoría de cumplimiento de software real.

Control de cambios

Un aspecto de la gestión de activos informáticos que a menudo se pasa por alto es la práctica fundamental del cambio. control.

La mayoría de las empresas tienen dos expectativas respecto a sus TI y los servicios que prestan:

• Deben ser fiables y trabajar como se espera de ellos en todo momento.
• Deben ser flexibles y capaces de adaptarse rápidamente a las nuevas necesidades de la empresa.

Ambas cosas son directamente contradictorias. ¿Cómo puede algo ser fluido y cambiar con rapidez y, al mismo tiempo, ser estable y funcionar con coherencia?

La respuesta es la gestión del cambio.

Un cambio sistema de gestión que verifica los contratos de licencia de software antes de cada solicitud de cambio puede limitar en gran medida los costes de penalización por auditoría de software, así como los problemas inesperados de hardware.

Muchos directivos verían la gestión del cambio como un obstáculo que retrasa los cambios autoexplicativos, pero la realidad es que es posible un cambio positivo neto mayor con gestión del cambio que sin ella.

La razón es que un cambio negativo o un error pueden causar un efecto negativo mucho mayor que un cambio positivo.

Al garantizar que sólo se produzcan cambios positivos netos y facilitar planes de respaldo sólidos, la gestión del cambio mantiene el avance de la empresa a un ritmo constante.

Un flujo estándar a implementar es:

1. Solicitud de modificación
2. Planificación del cambio (si es necesario)
3. Validación de cambios
4. Aplicación del cambio
5. Pruebas de cambio

Aunque va más allá del alcance de este artículo, la mayoría de las empresas querrán:

• Un gestor del cambio para supervisar los procesos.
• Un coordinador de cambios para evaluar las solicitudes y la logística de su aplicación.
• Un aprobador de cambios como última línea de defensa para cualquier cambio.
• Se recomienda la creación de un comité consultivo para deliberar sobre cualquier cambio especialmente arriesgado.

Segmentación de activos en la gestión de activos informáticos

Para gestionar eficazmente los activos informáticos de una organización, el departamento de TI gestión de activos La estrategia debe tener en cuenta los distintos tipos de activos.

Los activos como las máquinas virtuales de la nube pública se comparten entre muchos usuarios y cambian rápidamente, mientras que los dispositivos de los usuarios finales son muy individuales. No son dinámicos en absoluto.

Una estrategia de activos informáticos que utilice distintas metodologías para cada clase de activo será mucho más eficaz.

Aunque la mayoría de las herramientas ITAM, como se ha mencionado anteriormente, permiten una categorización perfecta por subtipos, esto no filtra ni ajusta los procesos por usted.

Por ejemplo, el uso de herramientas de detección tradicionales y programadas en activos virtualizados como contenedores podría no registrarse si el entorno de virtualización cambia con frecuencia.

Mantener a la empresa a bordo con la gestión del inventario de TI

Es una lucha común en ITAM demostrar valor tangible a los ejecutivos. Esto es especialmente cierto a la hora de mostrar el valor frente a las métricas clave que les importan.

Es importante que los ejecutivos puedan justificar nuevas inversiones en TI. gestión de activos en riesgo de perder financiación crítica. Además, el seguimiento de todas las ventajas de la gestión del inventario informático requiere mucho trabajo.

Alinee sus informes y métricas de ITAM con los objetivos más importantes de la empresa

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Un área del ciclo de vida en particular en la que la gestión de activos informáticos puede demostrar un valor considerable es la disposición.

La eliminación eficaz de los activos informáticos puede mitigar el riesgo para la seguridad de los datos y, al mismo tiempo, garantizar la responsabilidad medioambiental. reciclaje.

Con centro de datos hardware activos como servidores y matrices de almacenamiento, todo lo que tenga menos de cinco años puede aportar un valor notable. Sobre todo si se recurre a un proveedor de ITAD de confianza.

Cuando evalúe empresas de ITAD, compruebe que disponen de un proceso completo de destrucción de datos y de un flujo descendente seguro. reciclaje proceso. Por ejemplo, asegúrese de que se verifican a través de e-stewards o R2.

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