Hantering av IT-inventarier: Vad, varför och hur - Bästa praxis

Lästid: 5 Protokoll

Definierad hantering av IT-inventarier

IT Lagerhantering, eller IT kapitalförvaltning (ITAM), definieras av Gartner som en:

"Ramverk och uppsättning processer för strategisk spårning och hantering av de finansiella, fysiska, licens- och avtalsmässiga aspekterna av IT-tillgångar genom hela deras livscykel. Detta sker vanligtvis i form av en detaljerad inventering av alla IT-tillgångar och sedan genomföra regelbundna revisioner och analyser av processer och inköp med hjälp av denna information för att förbättra effektiviteten i verksamheten."

Bästa praxis för IT-hantering att leva efter:

Varför ITAM är viktigt

I takt med att världen av datacenter har vuxit har också behovet av effektiva IT kapitalförvaltning metoder.

En organisations IT-tillgångar är inte bara kritiska för den löpande Verksamhetmen de medför också betydande arbetskraftskostnader och andra utgifter.

Snabb avskrivning, krävs ofta underhåll och uppdateringar samt tråkig omlokalisering gör IT-tillgångar till en unik belastning för en organisation.

Som ett resultat av detta måste effektiv IT kapitalförvaltning kan få djupgående konsekvenser för en organisations resultat och operativa effektivitet.

Några av fördelarna och några av riskerna med att avstå från IT kapitalförvaltning är:

Risker

• Överdrivna kostnader för inköp av tillgångar
• Driftstopp för programvara
• Överträdelser av regler för programvarulicenser
• Sårbarheter i nätverkets ingångspunkter

Fördelar

• Minskad total ägandekostnad (TCO)
• Bättre datasäkerhet genom konsolidering av tillgångar
• Lägre risk för driftstopp
• Ökad flexibilitet
• Snabbare svarstid på frågor
• Ökad arbetseffektivitet

Grunderna för framgångsrik hantering av IT-inventarier

1. Effektiva verktyg som stöder ITAM-processer och möjliggör framgångsrik automatisering
2. Kontinuerlig förbättring av befintliga processer, eller (kaizen, lean, six sigma, etc)
3. Väletablerade processer för konsekvent, effektivt och repeterbart genomförande av IT asset management-verksamheten
4. Omfattande täckning av IT-tillgångar under hela livscykeln

Även om de enskilda processerna för hantering av IT-inventarier kommer att variera avsevärt mellan olika företag, kan de verktyg som är så integrerade i ramverket utvärderas för effektivitet på en mer generisk basis.

Att välja ett system för hantering av IT-inventarier

Det finns över 100 lösningar för hantering av IT-inventarier, och alla har olika funktioner. För att förenkla saker och ting finns det fem primära funktioner att ta hänsyn till i ett IT-inventeringsverktyg (utan särskild ordning).

1. Dess förmåga att integreras med redan befintliga verktyg och system.
   • Systemen måste i första hand integreras effektivt med hanteringen av IT-tjänster.
2. Möjlighet att importera data från resursplanerings- eller ekonomisystem.
3. Skapande av ett arkiv för förvaltning av IT-tillgångar
   • Repository är den centrala delen av ITAM system. Det ansvarar för att lagra uppgifter om alla företagets tillgångar på ett ställe och sedan sortera dem för att underlätta användningen.
4. Datarapportering för inventering och användning av programvara/hårdvara
   • En kombination av automatiserad upptäckt och manuella skanningar med hjälp av fysiska inventeringsverktyg som RFID-skannrar.
5. Automatiseringsmöjligheter
   • Inbördes beroenden:
     • Flyttar verktyget underordnade tillgångar när den överordnade tillgångens plats ändras?
     • Ta bort programvarutilldelningar när en hårdvarutillgång pensioneras?

Sammanställer ditt team ofta tillgångsdata och skapar rapporter manuellt? Identifiera de områden som tar mest tid i anspråk inom dina processer och försök att automatisera med hjälp av det verktyg som kan konsolidera flest manuella processer på ett smidigt sätt.

Du kanske upptäcker att en kombinerad IT asset management & Hantering av IT-tjänster lösning kommer att passa din organisations behov mer effektivt direkt från start. Även om det inte är ovanligt att använda en lösning för varje separat.

Förutom att försöka tillgodose dina nuvarande behov bör du också överväga hur din organisations behov kommer att förändras under de kommande åren. Väg sedan in även dessa behov i din beslutsprocess.

Om du letar efter uppdateringar om IT-inventariehantering eller branschtrender är Gartner alltid ett bra ställe att leta på.

Långsiktig strategi

Självgranskning

Risker är den främsta orsaken till osäkerhet i alla organisationer. Därför fokuserar företagen allt mer på att identifiera risker och hantera dem innan de ens påverkar verksamheten.

I ITAM-världen kan självgranskande processer hjälpa företag att vara proaktiva och hitta problem innan en riktig granskning inträffar.

Att hålla koll på revisionerna kan också underlätta smidigare projekt som konsolidering av datacenter eller avveckling.

Även om många företag gör översiktliga granskningar och vissa kanske gör mer omfattande granskningar ibland, kommer dessa ytliga granskningar sannolikt inte att visa på problem som skulle hittas under en riktig granskning av programvaruefterlevnad.

Förändringskontroll

En ofta förbisedd aspekt av IT asset management är den kritiska förändringsarbetet kontroll.

De flesta företag har två förväntningar på sin IT och de tjänster som den tillhandahåller:

• De ska vara pålitliga och alltid fungera som förväntat.
• De ska vara flexibla och snabbt kunna anpassa sig till nya verksamhetskrav.

Dessa två är direkt motsägelsefulla. Hur kan något vara flytande och förändras snabbt samtidigt som det är stadigt och fungerar konsekvent?

Svaret är förändringsledning.

En förändring ledningssystem som verifierar licensavtal för programvara före varje ändringsbegäran kan kraftigt begränsa kostnaderna för straffavgifter för programvarurevisioner samt oväntade hårdvaruproblem.

Många chefer ser förändringsledning som ett hinder som fördröjer självklara förändringar, men i själva verket är det möjligt att åstadkomma en större positiv nettoförändring med förändringsledning än utan.

Anledningen är att en negativ förändring eller ett misstag kan få betydligt större negativ effekt än en positiv förändring kan få positiv effekt.

Genom att säkerställa att endast positiva nettoförändringar äger rum och underlätta för solida reservplaner håller förändringshanteringen verksamheten på en stadig väg framåt.

Ett standardflöde att implementera är:

1. Begäran om ändring
2. Förändringsplanering (om nödvändigt)
3. Validering av förändring
4. Implementering av förändringar
5. Test av förändringar

Även om det ligger utanför ramen för denna artikel, kommer de flesta företag att vilja ha:

• En förändringsledare som övervakar processerna.
• En förändringskoordinator för att bedöma önskemål och logistiken för genomförandet.
• En ändringsgodkännare är den sista försvarslinjen för alla ändringar.
• En rådgivande kommitté för förändringar rekommenderas för att diskutera särskilt riskfyllda förändringar.

Segmentering av tillgångar inom IT asset management

För att effektivt hantera IT-tillgångar inom en organisation måste IT kapitalförvaltning strategin måste ta hänsyn till de olika typerna av tillgångar.

Tillgångar som virtuella maskiner i publika moln delas av många användare och förändras snabbt, medan slutanvändarnas enheter är mycket individuella. De är inte dynamiska alls.

En strategi för IT-tillgångar som använder olika metoder för varje tillgångsklass kommer att vara betydligt mer effektiv.

Även om de flesta ITAM-verktyg, som tidigare nämnts, möjliggör sömlös kategorisering av undertyper, filtrerar eller justerar detta inte processer åt dig.

Om man till exempel använder traditionella, schemalagda upptäcktsverktyg på virtualiserade tillgångar som containrar kan det hända att de inte registreras om virtualiseringsmiljön ändras ofta.

Håll företaget med på tåget med IT-inventariehantering

Det är en vanlig kamp inom ITAM att visa påtagligt värde för cheferna. Detta gäller särskilt när det gäller att visa värdet mot nyckeltal som de bryr sig om.

Det är viktigt för cheferna att kunna motivera ytterligare investeringar i IT kapitalförvaltning riskerar att förlora kritisk finansiering. Dessutom är det arbetsintensivt att spåra alla fördelar med IT-inventariehantering.

Anpassa ITAM-rapporteringen och mätvärdena till de viktigaste företagsmålen

Klicka på bilden nedan för att se PDF och ladda ner

Ett särskilt område i livscykeln där IT asset management kan ge ett betydande värde är vid disposition.

Effektiv hantering av IT-tillgångar kan minska datasäkerhetsriskerna och samtidigt säkerställa ett miljömässigt ansvarstagande återvinning.

Med datacenter hårdvara tillgångar som servrar och lagringsarrayer kan allt som är under fem år gammalt vanligtvis ge ett betydande värde tillbaka till bordet. Särskilt om en välrenommerad ITAD-leverantör används.

När du utvärderar ITAD-företag ska du kontrollera att de har en omfattande datadestruktionsprocess och säkra nedströms återvinning process. Se till exempel till att de är verifierade genom e-stewards eller R2.

Behöver du en ITAD-leverantör du kan lita på?

exIT technologies har 26 års erfarenhet inom IT-branschen. Vårt företag har arbetat med otaliga statliga myndigheter och Fortune 1000-organisationer.

Oavsett om du behöver en fullskalig avveckling av datacenter eller bara vill säkra återvinna överbliven IT hårdvaraVi är här för att hjälpa till.

Fyll bara i formuläret nedan så hör vi av oss.