Liste de contrôle pour la mise hors service d'un centre de données

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Un jour ou l'autre, vos serveurs arriveront en fin de vie. Mise hors service de votre ancien matériel informatique est un processus compliqué et complexe. C'est pourquoi nous avons créé la liste de contrôle pour le démantèlement des centres de données (lien vers la version PDF complète) pour vous aider dans votre démarche. 

Votre centre de données n'est pas seulement un ensemble de composants en métal et en plastique. Toutes les données sensibles de votre entreprise sont enfermées dans ces dispositifs. Et tandis que les ta valeur du matériel lui-même peut varierLes données qui continuent de résider dans ces appareils peuvent avoir une longue durée de vie. Une vie qui peut mettre en péril l'avenir de votre entreprise.   

Pour vous aider à décomposer cet engagement complexe en éléments gérables, nous avons compilé une liste de contrôle pour le déclassement des centres de données. Télécharger la version PDF de ce guide et de cette liste de contrôle à laquelle vous pourrez vous référer pendant les phases de planification et de mise en œuvre, afin de rester sur la bonne voie et de terminer votre projet. déclassement avec succès !

Déclassement et tenue de registres

Avant même de penser à l'actif processus de démantèlementvous devrez vous assurer que vos pratiques actuelles en matière de documentation sont à jour.

La documentation permet d'assurer la cohérence des performances au sein des équipes de l'organisation, de sorte que tout le monde suit les mêmes processus. Elle doit être une habitude disciplinée, pratiquée par votre équipe informatique, et contribuera à ouvrir la voie à un système de gestion de l'information efficace. déclassement. 

Pourquoi les procédures régulières d'inventaire des actifs sont-elles importantes ? 

L'amélioration de la cohérence et de la productivité ne sont pas les seules raisons de pratiquer une bonne documentation. Il a toujours été nécessaire de mener des procédures régulières d'inventaire des équipements, mais avec la prolifération des appareils cloud, mobiles et IoT, ce besoin est encore plus essentiel aujourd'hui.   

Si la documentation est essentielle pour gérer les cycles d'actualisation, la gestion des appareils ainsi que l'utilisation de la technologie de l'information, elle n'en est pas moins importante. sécurité et conformité - il est absolument impératif, lors d'une déclassement.

Tout commence par la gestion des actifs informatiques ou la gestion des stocks, qui consiste à collecter des informations détaillées sur les actifs informatiques. matériel des informations concernant serveursLe système de gestion de l'information est composé d'un ensemble d'ordinateurs, de PC clients, d'imprimantes, de commutateurs, de routeurs, d'appareils IoT et d'autres périphériques. 

L'inventaire comprendra des attributs tels que

• le nom de l'appareil
• Adresse IP
• Nom du vendeur
• Modèle d'appareil
• Processeur
• Mémoire
• Ressources de stockage

L'inventaire des actifs comprend également les logiciels, comme la version du système d'exploitation et toutes les applications installées. Voici une liste complète de ce que vous devez inventorier. 

La mise à jour des dossiers et de la documentation sur les actifs est essentielle pour les stratégies commerciales et de sécurité de votre organisation, ainsi que pour répondre aux obligations de conformité concernant l'élimination des actifs. 

Au minimum, un programme de gestion des actifs bien mis en œuvre permettra d'économiser du temps et de l'argent en évitant les achats et les mises au rebut inutiles. Une documentation approfondie de l'inventaire est essentielle pour remplacer les équipements en fin de vie et répliquer les ressources nécessaires pour répondre aux exigences de la charge de travail. 

Votre documentation servira de base à un plan stratégique de gestion des actifs qui permettra aux responsables informatiques d'évaluer la valeur d'un actif tout au long de son cycle de vie et au moment de sa mise hors service.

L'analyse des coûts permet ensuite de déterminer quels actifs méritent d'être remplacés et lesquels doivent être simplement cédés afin de réduire les coûts. Ceci est particulièrement important à une époque où la technologie évolue si rapidement et où les cycles de rafraîchissement continuent de se réduire.

Pourquoi un centre de données est-il mis hors service ?

Il y a quelques raisons pour lesquelles vous pouvez subir le démantèlement d'un centre de données. Vos appareils physiques ont peut-être été remplacés par des services en nuage pour améliorer la vitesse, l'efficacité et le coût. De plus, vous pouvez utiliser plusieurs applications et passer d'un programme à l'autre en toute transparence. 

Ou peut-être est-il remplacé par services de colocation pour la sécuritéLe système de gestion de l'information de l'Union européenne (UE) offre des avantages considérables en termes d'assistance, de flexibilité, de fiabilité, de réduction des coûts et de facilité de reprise après sinistre.

Il est également probable que vous consolidiez entièrement vos centres de données afin de tout regrouper en un seul endroit. Le plus souvent, le démantèlement d'un centre de données s'inscrit dans le cadre d'un projet plus vaste. projet à déplacer l'équipement à un autre endroit.

Mais quelle que soit la raison pour laquelle vous avez besoin d'un déclassementVous devez donc faire tout ce qui est en votre pouvoir pour que le processus se déroule le plus facilement possible. C'est pourquoi nous avons créé cette liste de contrôle pratique pour tous ceux qui envisagent le démantèlement d'un centre de données.

Liste de contrôle pour la mise hors service d'un centre de données

Étape 1 : Planification et découverte

Identifier et impliquer toutes les parties prenantes et tous les décideurs concernés.

Mettez en place un canal de communication approprié pour toutes les personnes de votre entreprise qui sont des parties prenantes ou des décideurs importants. Aidez-les à se familiariser avec le reste du projet et tenez-les informés à chaque étape. Attribuez également les responsabilités nécessaires à ce moment-là.

Désigner un chef de projet.

Si aucun responsable ou cadre interne n'a d'expérience approfondie en matière de démantèlement de centres de données, il est courant de confier à un expert externe le rôle de responsable du démantèlement des centres de données. chef de projet. Il n'est pas rare non plus de faire appel à une société de logistique en plus d'une société de conseil externe. chef de projet pour agir comme une extension de l'expert. Surtout si votre personnel interne n'est pas en mesure de gérer seul l'ensemble du projet de démantèlement.

Élaborer un budget.

En cas d'utilisation de travailleurs internes ou d'embauche d'entrepreneurs, une entreprise de démantèlement projet dépasse généralement le budget initial de manière significative. Lorsque l'on fait appel à un service externe ou à un partenaire logistique ou d'élimination des actifs informatiques (comme ExIT Technologies), le déclassement lui-même peut être rentable en fonction de la valeur de votre matériel et de sa destination.

Lors de l'établissement du budget, il est utile de demander à un auditeur qualifié d'évaluer votre matériel et l'estimation réaliste de la valeur potentielle qu'elle peut générer.

Établir un calendrier prévisionnel de démantèlement.

Si vous demandez à un migration des centres de données consultant combien de fois projets Il n'est pas rare d'entendre des gémissements à la suite d'un retard. Le fait est qu'il est pratiquement impossible de prévoir toutes les éventualités.

Moins l'organisation est préparée et organisée, plus les retards sont probables. C'est pourquoi les phases de planification et de découverte sont si cruciales : si tout le monde connaît l'environnement sur le bout des doigts et qu'il n'y a pas d'incertitude sur qui fait quoi, l'organisation peut être plus efficace. projet devrait se dérouler sans problème.

Créer un cahier des charges détaillé.

Chaque processus, chaque procédure de sécurité et chaque étape de l'enlèvement ou de la démolition doivent être décrits en détail. Vous devez savoir exactement qui est responsable de quoi, où, quand et comment.

Quelques questions à se poser :

• Les contractants débranchent-ils tout ? Ou bien les administrateurs du système ou les ingénieurs ?
• Tout le monde porte-t-il un équipement isolé ? Ou seulement les personnes chargées de travailler avec des lignes sous tension ?
• Retirez-vous tous les serveurs et pertinente matériel avant la destruction de l'ensemble de la base l'infrastructure?

Vous devrez identifier et répondre à des questions de ce type et à d'autres afin de garantir la cohérence et la fluidité du processus.

Créer une liste de coordonnées générales pour tous les membres de l'équipe.

Afin de faciliter la communication sur toutes les questions qui peuvent se poser, y compris les contacts avec les fournisseurs externes tels que les FAI ou les entrepreneurs, les membres de votre équipe doivent connaître les meilleures méthodes de communication.

Quelle que soit la manière dont votre organisation gère la communication, lors d'un projet critique comme celui-ci, la dernière chose que vous souhaitez, c'est que le technicien qui a trouvé une erreur critique au moment du démarrage ne puisse pas contacter la bonne personne. chef de projet. Évitez ce conflit inutile !

Tenez compte du moment opportun de la journée pour commencer un déclassement.

Par exemple, pour le direct déclassements (retirer l'équipement de production du réseau), programmer la déclassement pour les heures creuses, en prévoyant une marge pour les circonstances imprévues.

En général, il s'agit plutôt d'une scénario de migration du centre de donnéesNéanmoins, si le fait de quitter le réseau de manière inattendue s'avère problématique pour un autre centre de données connecté à celui qui est en train d'être mis hors service, il est probablement judicieux de programmer les dernières étapes en dehors des heures normales d'ouverture. 

Choisir l'outil de découverte du réseau optimal

Pour les réseaux platsLes outils de découverte sans agent sont pragmatiques et fournissent des données complètes.

Pour les environnements fortement virtualisésLes outils compatibles avec NetFlow, qui reconnaissent l'ensemble des équipements du réseau, sont plus appropriés que les outils centrés sur les applications.

Les outils de découverte sans agent sont impeccables lorsqu'ils peuvent naviguer dans l'ensemble de votre réseau, mais un environnement fortement virtualisé qui est très segmenté et construit à partir de VMware NSX ne sera tout simplement pas pratique pour un outil de découverte sans agent.

En fonction de la manière dont votre réseau accorde l'accès, il vous faudra peut-être procéder par essais et erreurs avant de pouvoir configurer un outil capable de capturer véritablement votre environnement réseau.

N'hésitez pas non plus à tester plusieurs outils de découverte au cours de la phase de découverte. Il existe de nombreux analyseurs NetFlow sur le marché. Et selon le degré de micro-segmentation de votre environnement, il se peut que des outils spécifiques qui ont fonctionné pour d'autres centres de données ne soient tout simplement pas adaptés à votre environnement.

Tenez compte du fait que les bases de données propriétaires ou les outils hébergés par des tiers peuvent ne pas vous donner accès aux données brutes. Assurez-vous que tout outil utilisé vous donnera accès aux données brutes afin que vous puissiez obtenir des informations utiles à votre environnement spécifique.

Souvent, l'analyse des données en interne et la segmentation des données fournies par les outils de réseau permettent d'obtenir des informations qu'un outil n'aurait jamais pu trouver. Le recoupement de plusieurs ensembles de données segmentées peut conduire à la découverte d'erreurs que ni l'outil, ni les données existantes, ni même la découverte physique n'auraient permis de déceler.

Découverte physique

Procéder à un audit physique et demander aux spécialistes de vérifier deux fois tous les intrants.

L'erreur humaine est une réalitéTout le monde commet des erreurs. En faisant vérifier chaque élément de l'audit physique par d'autres personnes ou groupes, l'ensemble de l'équipe est responsabilisée pour s'assurer que rien n'est laissé au hasard.

Pour les petites opérations ou les projets dont le volume de matériel à déclasser est plus facile à gérer, cela peut s'avérer excessif. Cependant, il est rare qu'un projet de déclassement ne trouve pas de différences inattendues entre l'audit physique, l'audit de découverte des logiciels et la liste des actifs et de la CMDB existante.

Si plusieurs divergences majeures sont découvertes, il peut être utile de réévaluer le flux de vérification avant d'aller plus loin, car la poursuite d'un flux de travail défectueux ne fera qu'enchevêtrer davantage le réseau de connaissances et d'inconnues.

Compilez une carte du matériel à partir de l'examen physique et reliez cette carte à vos applications et à vos données.

Maintenant que vous disposez d'une carte tangible qui a fait l'objet d'une double vérification physique, comparez-la avec ce que vous possédez déjà. Le nombre d'incohérences pourrait vous surprendre.

À ce stade, vous pouvez estimer qu'il n'est pas important, du point de vue de l'analyse coûts-avantages, de dresser un tableau plus précis de votre environnement, en fonction des objectifs, des budgets et des calendriers de votre organisation. Quoi qu'il en soit, la plupart des organisations estimeront qu'il est inestimable de procéder à un examen par un expert de toutes les opérations menées jusqu'à présent.

Revue d'experts

Examiner les CMDB existants, les résultats des outils de découverte et les audits physiques avec des experts qualifiés tels que

• Développeurs
• Opérateurs
• Utilisateurs
• Gestion

En cas de manque d'expertise, faire appel à des experts externes en démantèlement/migration.

Mise à jour de la carte des actifs

Il est impératif d'organiser une dernière réunion avant de finaliser la carte des actifs. Les différents niveaux de granularité servent à couvrir les lacunes de la nouvelle carte.

De même que l'opérateur d'un centre de données peut être le seul à remarquer un problème d'alimentation électrique avec une rangée de serveurs, le responsable des opérations du réseau peut être le seul à remarquer qu'une section de l'environnement a révélé des problèmes dans la liste des actifs là où un protocole de micro-segmentation a été mis en œuvre.

Finaliser la mise à jour de la carte de l'environnementy compris toutes les dépendances pertinentes pour les déclassements en direct, pour tous les éléments suivants :

• Logiciel
• Serveurs
• Systèmes de stockage
• VMs
• Équipement de réseau
• Équipements d'air et de refroidissement
• Équipements électriques
• Câblage

Planification finale

Voici un aperçu rapide et condensé des informations ci-dessus pour vous aider dans votre démarche !

• Créer un plan de mise en œuvre qui énumère toutes les actions et responsabilités des membres du projet.

• Créez un ensemble de critères d'acceptation ou de refus avec vos parties prenantes. pour s'assurer que toutes les parties concernées peuvent peser sur le lancement des tâches de démantèlement. Organiser une réunion formelle de validation ou de refus le jour de la mise hors service et l'interrompre si des risques appropriés sont soulevés.

• Pour les projets de démantèlement en cours, contacter les utilisateurs finaux au sujet des temps d'arrêt potentiels. pour limiter la frustration en cas d'erreur.

• Commissionner tout outil ou équipement nécessaire à la logistique physique tels que les chariots élévateurs, les déchiqueteurs, les démagnétiseurs, les palettes et les caisses pour serveurs, la mousse de polyéthylène pour l'emballage, les palans, les convoyeurs, les camions, les protections de basculement, etc. pour une sécurité et une efficacité optimales.

• Vérifier les antécédents du personnel temporaire - vous ne voulez pas que des données ou du matériel disparaissent !

• Utiliser des étiquettes pour indiquer l'emplacement futur, les responsabilités du personnel et les processus prévus. vous ne voulez pas envoyer à vos acheteurs les mauvais équipements (le cas échéant).

• Créer un registre final de tous les équipements qui doivent être mis hors service.

• Déterminer la désignation finale de tous les biens matériels - sont-ils réutilisés ? Revendus ? Recyclés ?

• Enfin, prévoir l'annulation des contrats de maintenance des fournisseurs associés à des serveurs ou à des logiciels qui ne sont pas migrés - vous ne devriez pas payer pour quelque chose que vous n'utilisez pas !

Étape 2 : Phase de démantèlement

Nous avançons maintenant. Une fois que votre planification, vos processus et vos procédures sont en place et que votre équipe et les fournisseurs tiers sont prêts à se mettre au travail, nous pouvons entamer la phase de démantèlement proprement dite !

Effectuer des tests et des simulations sur toutes les sauvegardes

En particulier pour les environnements réels dans les scénarios de migration. C'est également une excellente occasion de tester votre plan de reprise après sinistre et veiller à ce que tous les équipements soient parfaitement fonctionnels.

Créer une sauvegarde complète juste avant le déclassement

En outre, effectuez une dernière vérification de la nouvelle sauvegarde - on n'est jamais trop prudent avec ses données !

Déconnecter l'équipement du réseau.

Il est maintenant temps de supprimer les ACL, les sous-réseaux et les pare-feu et de couper l'alimentation de tous les équipements mis hors service. À partir de là, vous allez retirer tout votre matériel en rack (une fois de plus, pensez à investir dans des protections de pointe pour plus de sécurité !)

Si les disques n'ont pas été effacés et ne sont pas réutilisés ou revendus à l'avenir, il est temps de déchiqueter ou de démagnétiser les supports de stockage restants.

Vérifier tous les documents.

Si vous avez fait appel à des fournisseurs tiers, ou même à votre propre équipe interne, il est important de documenter chaque effacement ou destruction de matériel pour vous assurer que vos données ont bien été prises en compte.

Il s'agit notamment de satisfaire aux exigences de la politique de sécurité. Vous voudrez laisser une trace écrite complète en cas d'audit. Il s'agit non seulement d'une bonne pratique éthique, mais aussi d'un modèle pour l'avenir en cas d'opération similaire.

Étape 3 : Disposition

Nous y sommes presque ! Maintenant que votre centre de données est complètement désaffecté, il est temps de s'en débarrasser. Il s'agit d'emballer et de déplacer les équipements, tout en veillant à ce que les contrats qui ne sont plus pertinents soient résiliés.

Emballer et palettiser complètement tout le matériel.

L'expédition par fret standard est tout à fait insuffisante. Veillez à ce que tous les serveurs et autres matériels destinés à être réutilisés soient mis en caisse avec de la mousse de polyéthylène coupée à la taille, afin de respecter les meilleures pratiques.

Correspondre avec le service financier.

Assurez-vous que tous les serveurs ou autres actifs fixes sont retirés de vos livres comptables et que toutes les licences logicielles (résiliées ou non) sont comptabilisées.

Identifier le fournisseur de recyclage ou le site en aval pour les matériaux recyclables.

La dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre matériel soit directement identifiable sur la couverture du nouveau rapport de GreenPeace sur les dangers de la pollution dans les centres de données. Si vous souhaitez vous débarrasser d'un équipement, assurez-vous de passer par les canaux de recyclage appropriés et éthiques.

Travailler avec un DTIA ou une entreprise de recyclage pour la destruction physique des serveurs qui ne sont plus viables. Vous pouvez également les réutiliser ou les éliminer en utilisant des processus internes si votre entreprise est équipée pour cette tâche

Coordonner avec les autres départements la transition de tout matériel destiné à être réutilisé.

Il peut être utile d'effectuer une analyse coûts-avantages avec votre partenaire ITAD, si vous en avez un. Ensemble, vous pouvez déterminer si liquidation de l'actif circulant et l'achat d'un nouvel équipement est en fait plus rentable à long terme que le déplacement et la réutilisation de l'équipement ailleurs dans l'organisation.

Par exemple, même dans le cas d'un entreposage frigorifique à long terme, vous pouvez constater que les coûts de main-d'œuvre impliqués dépassent de loin le coût de l'acquisition d'un équipement d'entreposage de niveau très bas ailleurs et de sa mise en œuvre directe. .

Célébrez, votre déclassement est terminé !

Bravo ! Vous avez réussi ! Vous devrez passer en revue tous vos contrôles et vérifications pour vous assurer que rien n'a été oublié. Mais si vous avez suivi notre guide, il y a de fortes chances que vous soyez dans le vert !

Veillez à télécharger une version plus détaillée de ce guide. Vous pouvez l'imprimer et le distribuer à votre équipe en tant que guide.

Récapitulatif de la mise hors service des centres de données

Tout au long de votre projet de déclassement, n'hésitez pas à vous référer régulièrement à votre liste de contrôle pour éviter les surprises. En outre, cette liste de contrôle ne tiendra pas compte de toutes les éventualités pour tous les centres de données. Vous voudrez en adapter certains aspects aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Cette liste de contrôle est conçue pour servir de cadre à votre organisation afin de concevoir et de finaliser votre propre plan d'action personnalisé, complet et détaillé pour votre projet de déclassement.

Appropriez-vous cette liste de contrôle de déclassement

N'hésitez pas à modifier ce guide, à supprimer les sections qui ne sont pas pertinentes et à consulter d'autres sources pour vous assurer que vous avez compilé la liste de contrôle parfaite pour votre organisation avant de vous engager dans votre projet.

Compte tenu des réglementations de plus en plus rigoureuses en matière de protection des données et des labyrinthes de conformité auxquels les organisations doivent faire face ces dernières années, une liste de contrôle de ce type est une véritable bénédiction pour toutes les organisations.

Cependant, n'utilisez pas cette liste de contrôle comme un manuel d'instructions complet pour votre propre démantèlement. Il s'agit plutôt d'un guide amical et informatif qui vous met sur la bonne voie.

Votre environnement peut comporter des facteurs qui ne sont même pas connus du public et dont il faut tenir compte. Bien que nous ayons une expérience considérable des projets de déclassement dans divers secteurs, chaque projet est différent. Il existe souvent des exigences différentes qui doivent être prises en compte dans une liste de contrôle par l'organisation elle-même.

À l'ExIT, nous sommes là pour vous aider

Nous espérons, ici à exIT Technologies pour que votre projet se déroule le mieux possible. Si vous avez besoin d'un partenaire ITAD familial qui possède une vaste expérience dans le démantèlement réussi de centres de données, nous serions heureux de vous mettre en contact et de vous aider.

Compte tenu de la fréquence des fuites de données, des controverses sur les centres de données et de l'impact que peuvent avoir les erreurs commises dans ces contextes, notre mission est d'aider les organisations à éviter les erreurs que tant d'autres entreprises ont commises par le passé.

Si vous avez des questions sur la manière dont un partenariat avec une société ITAD peut rationaliser le processus de déclassement des actifs et générer des revenus là où un projet de déclassement pourrait entraîner des dépenses nettes, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante nous contacter. Nous fournissons gratuitement des consultations et des évaluations d'actifs.

La mise hors service de votre centre de données ne doit pas être un casse-tête. Si vous avez besoin d'une société itad qui sera votre partenaire, et pas seulement un collecteur de ferraille, tout en simplifiant le processus pour vous, alors remplissez le formulaire au bas de la page et prenez contact avec nous. Un spécialiste du démantèlement des centres de données vous contactera bientôt !

Questions fréquemment posées