ITAM vs. ITAD: Wo das Asset Lifecycle Management endet und die Entsorgung beginnt

Die meisten IT-Asset-Management-Programme sind auf die Beschaffung ausgerichtet. Beschaffungsabläufe, Kennzeichnungsprotokolle und Abschreibungspläne sind darauf ausgerichtet, Anlagen zu beschaffen und sie während ihrer Nutzungsdauer im Auge zu behalten. 

Die Disposition wird als Endpunkt behandelt: eine Übergabe, ein Einzelposten, ein Lieferantenanruf, wenn die Aktualisierung bereits genehmigt ist.

Dieser Rahmen ist teuer und konzentriert sich ausschließlich auf die IT Asset Management (ITAM) Perspektive.

Ein echtes ITAM-Framework muss ITAD und das Ende des Lebenszyklus eines jeden Geräts von Anfang an berücksichtigen. Wenn Sie diese Prozesse nicht kombinieren, lassen Sie den Wert auf dem Tisch liegen: 

• Verpasste Remarketing-Fenster
• Schlechte Zustandsdaten beeinträchtigen die Verwertungserträge
• Längere und weniger präzise Stilllegungsprojekte
• Compliance-Risiken aufgrund unvollständiger Daten

Eine Lücke zwischen Lebenszyklusmanagement und Dispositionsplanung ist ein Ertrags- und Risikoproblem mit einem messbaren Dollarwert. 

Schnelle Fakten: Wo endet ITAM und wo beginnt ITAD?

• ITAM endet in dem Moment, in dem ein Vermögenswert zum Ausscheiden markiert wird. ITAD beginnt Das bedeutet, dass die Qualität Ihrer ITAM-Daten direkt die Qualität Ihres Dispositionsergebnisses bestimmt.
• DCIM-Plattformen wie Nlyte, Device42 und ServiceNow ITAM verfolgen den physischen Standort, die Konfiguration und die Nutzung. Diese Daten sind der Input für jede ITAD-Entscheidung. Wenn sie veraltet sind, dann ist es auch Ihre Disposition.
• Die Entsorgungsplanung gehört in die Beschaffungsgespräche. Wenn Sie heute 200 NVIDIA H100 kaufen, ohne einen Plan zu haben, was mit den A100 passiert, die sie ersetzen, sind Sie bereits im Rückstand.
• Die meisten Unternehmen behandeln ITAD als eine Aufräumaufgabe. Diejenigen, die ITAD als Wertaufholungsfunktion betrachten, erzielen deutlich andere finanzielle Ergebnisse.
• Die Überschneidung zwischen ITAM-Datenqualität und ITAD-Wiederherstellungswert ist keine weiche Korrelation. Sie ist direkt.

Die Grenze zwischen ITAM und ITAD ist nicht dort, wo die meisten Leute denken, dass sie ist

ITAM ist die Praxis der Verfolgung, Verwaltung und Optimierung von IT-Ressourcen während ihrer gesamten Lebensdauer. Es umfasst Beschaffung, Bereitstellung, Softwarelizenzierung, Wartungsverträge und Nutzung. Tools wie ServiceNow ITAM, Flexera und Device42 sind die Plattformen, die von den meisten großen Unternehmen verwendet werden, um es auszuführen.

ITAD ist das, was passiert, wenn diese Anlagen das Ende ihres Lebenszyklus erreichen: die Stilllegung, zertifizierte Datenvernichtung, Bewertung, Wiederverkauf oder Recycling.

Die gängige Annahme ist, dass ITAD beginnt, wenn die IT-Abteilung eine Anlage an die Laderampe schickt. In Wirklichkeit beginnt die ITAD-Planung lange vorher. Im Idealfall planen Sie den Lebenszyklus der Hardware und den Entsorgungszeitraum ab dem Zeitpunkt, an dem Sie brandneue IT-Geräte kaufen. 

Die Unternehmen, die den größten Nutzen aus der Disposition ziehen, behandeln ITAM und ITAD nicht als benachbarte Abteilungen. Sie betrachten sie als einen kontinuierlichen Prozess mit einer einzigen Datenebene darunter. Wenn ein Vermögenswert in das ITAM-System gelangt, ist seine letztendliche Entsorgung bereits vorhersehbar. Wenn es das System verlässt, verfügt der ITAD-Anbieter bereits über die benötigten Informationen.

Wie sieht das in der Praxis aus? Wenn ein Rechenzentrumsleiter eines Cloud-Anbieters ein Rack mit Dell PowerEdge R750-Rechnern außer Betrieb nimmt, kennt ein gut geführtes ITAM-System bereits das ursprüngliche Kaufdatum, den aktuellen Buchwert, das Auslaufen des Wartungsvertrags und den physischen Standort des Geräts bis hin zur Rack-Einheit. Der ITAD-Anbieter hat diese Daten bereits in der Hand. Die Prüfung ist dank der Dokumentation ein Kinderspiel. 

Alles, was einen Wert hat, wird für den Wiederverkauf markiert. Alles, was keinen Wert hat, kann leicht markiert und zum Recycling geschickt werden. 

DCIM- und ITAM-Tools können zusammenarbeiten

DCIM-Plattformen (Data Center Infrastructure Management) und ITAM-Tools überschneiden sich oft, lösen aber unterschiedliche Probleme. Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Sie versuchen, eine Dispositionspipeline aus Ihren vorhandenen Daten aufzubauen.

DCIM-Plattformen wie Nlyte, Sunbird und TRELLIS von Vertiv sind auf die physische Infrastruktur ausgerichtet: Stromverbrauch, Kühlkapazität, Auslastung der Racks und Netzwerktopologie. Sie sagen Ihnen, was in der Rechenzentrum und wie viel Strom es verbraucht. Sie sind die maßgebliche Aufzeichnung der physischen Umwelt.

ITAM-Tools sind auf die Verwaltung finanzieller und vertraglicher Vermögenswerte ausgerichtet: was Sie besitzen, was Sie bezahlt haben, wann Verträge auslaufen und wie hoch der Buchwert zu einem bestimmten Zeitpunkt ist. ServiceNow ITAM und Flexera arbeiten hier.

Keines der beiden Verfahren für sich genommen ergibt ein vollständiges Bild der Veranlagung.

Ein DCIM-Datensatz sagt Ihnen, dass ein Server in Rack 14, Reihe C steht und 400 Watt verbraucht. Er sagt Ihnen aber nicht, dass der Server nach 47 Monaten in einem 48-monatigen Abschreibungsplan steht und einen Wiederverkaufswert von $8.000 hat, der sich bei der nächsten Aktualisierung in Luft auflöst. Ein ITAM-Datensatz informiert Sie zwar über den Buchwert und den Vertragsstatus, weiß aber möglicherweise nicht, dass sich der physische Standort seit der letzten Prüfung geändert hat.

Die Unternehmen, die beides verwenden und integrieren, werden die einfachste Zeit mit einer ITAD-Abschaffung oder -Migration haben. Die Integration ist nicht glamourös. In der Regel muss ein Datenexport erstellt werden, der die Asset-Tag-IDs in beiden Systemen miteinander verbindet. Aber der operative Nutzen ist real.

Wenn Ihre DCIM- und ITAM-Systeme nicht miteinander kommunizieren, bevor Sie einen ITAD-Anbieter einschalten, müssen Sie damit rechnen, dass Sie einige Stunden für den Datenabgleich aufwenden müssen, den Ihre Systeme automatisch durchgeführt hätten.

Wann sollte ITAD in die Beschaffungsgespräche einbezogen werden?

Wenn Ihr Infrastruktur-Team kauft 150 NVIDIA H100 SXM5-GPUs Für einen neuen KI-Trainingscluster gibt es drei Dinge, die sie am ersten Tag wissen: 

1. Der Einkaufspreis
2. Der erwartete Lebenszyklus der Leistung, in der Regel 18-24 Monate in KI-Rechenumgebungen
3. Die Tatsache, dass diese GPUs irgendwann auf den Markt kommen müssen. 

Was sie vielleicht nicht wissen, ist ein Dispositionsplan oder was die A100, die sie verdrängen, auf dem Sekundärmarkt derzeit wert sind.

Die Restwerte von H100 bewegen sich deutlich in 12-Monats-Fenstern. Die Unternehmen, die den Zeitpunkt der Veräußerung in ihre GPU-Beschaffungsentscheidungen im Jahr 2023 wesentlich mehr pro Einheit zurückerhielten als die Unternehmen, die ihre Geräte bis zum funktionalen Ende ihrer Lebensdauer betrieben und feststellten, dass sich der Markt bewegt hatte. Das bedeutet, dass Aktualisierungen geplant werden müssen, bevor die Blackwell-Architektur der nächsten Generation in großen Stückzahlen verfügbar ist. 

Die gleiche Logik gilt für Server-Hardware. HPE ProLiant- und Dell PowerEdge-Geräte haben vorhersehbare Wiederverkaufskurven. Ein Unternehmen, das diese Kurven über sein ITAM-System verfolgt und den Zeitpunkt der Erneuerung mit Blick auf den Sekundärmarktwert plant, kann sicherstellen, dass es seine Rückgewinnungsrate maximiert. Ein Unternehmen, das das Alter der Geräte und den Zeitpunkt des Wiederverkaufs als voneinander unabhängige Variablen betrachtet, kann dies nicht garantieren.

Beschaffungsgespräche erfordern eine zusätzliche Frage: Wie sieht der Entsorgungsplan für das Produkt aus, das durch diesen Kauf ersetzt wird, und wann muss dies geschehen, um den Wiedergewinnungswert zu maximieren?

Diese Frage, die in der Beschaffungsphase immer wieder gestellt wird, ist der funktionale Unterschied zwischen ITAD als Kostenstelle und ITAD als Wertschöpfungsfunktion.

Wo die ITAM-Datenlücken Sie tatsächlich kosten

Die häufigste Panne bei der Übergabe von ITAM an ITAD ist ein Fehler in der Datenhygiene, nicht in der Technologie. 

Die Szenarien, die zu den schlechtesten Dispositionsergebnissen führen, sind vorhersehbar: 

Die Lösung für jedes dieser Probleme ist eine Data-Governance-Disziplin, die bei der Beschaffung beginnt. Das bedeutet eine konsistente Kennzeichnung, genaue Standortaktualisierungen und Vertragsdaten in Verbindung mit dem Datensatz. All das zieht sich bis zur Disposition durch.

So strukturieren Sie die ITAD-Übergabe mit ITAM-Daten

Wenn eine Anlage in Ihrem ITAM-System durch Abschreibungsende, Vertragsablauf oder Aktualisierungsauslöser für den Abgang gekennzeichnet ist, sollte der ITAD-Prozess automatisch aktiviert werden. 

Das bedeutet in der Praxis drei Dinge.

Erstens sollte das Ausmusterungskennzeichen in Ihrem ITAM-System eine Bewertungsanfrage auslösen, nicht nur einen Arbeitsauftrag. Ihr ITAD-Anbieter sollte das Alter, die Konfiguration und die Mengenangaben der Anlage erhalten, bevor das Stilllegungsdatum festgelegt wird, damit er Ihnen sagen kann, ob der Zeitpunkt für die Verwertung auf dem Sekundärmarkt optimal ist.

Zweitens sollte die Dokumentation der Überwachungskette bei der ITAM-Aufzeichnung beginnen, nicht an der Laderampe. Die R2v3-zertifizierte Entsorgung erfordert eine dokumentierte Überwachungskette ab dem Zeitpunkt, an dem ein Vermögensgegenstand die betriebliche Nutzung verlässt. Wenn Ihr ITAM-System nicht das Ausmusterungsdatum, das ausscheidende Teammitglied und die Übergabe an den ITAD-Anbieter aufzeichnet, weist Ihre Compliance-Dokumentation eine Lücke auf. 

Drittens sollte das Ergebnis der Disposition in Ihr ITAM-System zurückfließen. Was wurde von jedem Vermögenswert zurückgewonnen? Was wurde zerstört bzw. weiterverkauft? Anhand dieser Daten können Sie Ihre nächsten Beschaffungsgespräche besser führen, da Sie nun über tatsächliche Verwertungsmaßstäbe statt über Schätzungen verfügen.

Die Unternehmen, die diesen Kreislauf durchlaufen (Beschaffung als Grundlage für die Dispositionsplanung, Dispositionsergebnisse als Grundlage für die Beschaffung), behandeln ITAD als eine Geschäftsfunktion mit messbarem Ertrag und nicht als ein Kästchen, das man ankreuzen kann, um es zu erledigen. 

Die Fragen, die Sie sich vor Ihrer nächsten Aktualisierung stellen sollten: 

• Weiß Ihr ITAM-System, was Ihr ITAD-Anbieter braucht?
• Kennt Ihr ITAD-Anbieter Ihr ITAM-System gut genug, um Ihnen zu sagen, wann Sie umziehen müssen?