ITAM frente a ITAD: dónde acaba la gestión del ciclo de vida de los activos y dónde empieza su eliminación

La mayoría de los programas de gestión de activos informáticos se basan en la adquisición. Los flujos de trabajo de adquisición, los protocolos de etiquetado y los calendarios de depreciación se orientan a la adquisición de activos y al seguimiento de los mismos mientras son útiles. 

La disposición se trata como el punto final: un traspaso, una partida, una llamada del proveedor cuando la actualización ya está aprobada.

Ese marco es caro y se centra exclusivamente en la perspectiva de la gestión de activos informáticos (ITAM).

Un verdadero marco ITAM necesita considerar ITAD y el final del ciclo de vida de cada dispositivo desde el principio. Si no está combinando estos procesos, dejará valor sobre la mesa de: 

• Ventanas de remarketing perdidas
• Los malos datos sobre el estado de los inmuebles merman el rendimiento de la recuperación
• Proyectos de desmantelamiento más largos y menos precisos
• Riesgos de cumplimiento derivados de datos incompletos

Operar con un desfase entre la gestión del ciclo de vida y la planificación de la disposición es un problema de ingresos y riesgos con un valor cuantificable en dólares. 

Datos básicos: ¿Dónde acaba ITAM y dónde empieza ITAD?

• ITAM finaliza en el momento en que un activo se etiqueta para su retirada. Comienza el ITAD en ese momento exacto, lo que significa que la calidad de sus datos ITAM determina directamente la calidad del resultado de su disposición.
• Las plataformas DCIM como Nlyte, Device42 y ServiceNow ITAM rastrean la ubicación física, la configuración y la utilización. Esos datos son la base de toda decisión de ITAD. Si están obsoletos, su disposición también lo estará.
• La planificación de la eliminación debe formar parte del proceso de adquisición. Si hoy compras 200 NVIDIA H100 sin un plan sobre el destino de las A100 a las que sustituyen, ya estás atrasado.
• La mayoría de las organizaciones tratan el ITAD como una tarea de limpieza. Las que lo tratan como una función de recuperación de valor obtienen resultados financieros significativamente diferentes.
• El solapamiento entre la calidad de los datos de ITAM y el valor de recuperación de ITAD no es una correlación suave. Es directa.

La frontera entre ITAM e ITAD no está donde la mayoría cree

ITAM es la práctica de rastrear, gestionar y optimizar los activos de TI a lo largo de su vida operativa. Abarca la adquisición, el despliegue, las licencias de software, los contratos de mantenimiento y la utilización. Herramientas como ServiceNow ITAM, Flexera y Device42 son las plataformas que utilizan la mayoría de las grandes organizaciones para llevarlo a cabo.

ITAD es lo que ocurre cuando esos activos llegan al final de su vida útil: el desmantelamiento, destrucción certificada de datos, valoración, reventa o reciclaje.

La suposición común es que el ITAD comienza cuando TI envía un activo al muelle de carga. La realidad es que la planificación de ITAD empieza mucho antes. Lo ideal es planificar el ciclo de vida del hardware y el calendario de eliminación desde el momento en que se adquiere un equipo informático nuevo. 

Las organizaciones que recuperan más valor de la disposición no tratan ITAM e ITAD como departamentos adyacentes. Los tratan como un proceso continuo con una única capa de datos subyacente. Cuando un activo entra en el sistema ITAM, ya se ha anticipado su posible disposición. Cuando sale, el proveedor de ITAD ya tiene la información que necesita.

¿Cómo se ve esto en la práctica? Cuando un gestor de un centro de datos de un proveedor de servicios en la nube da de baja un rack de Dell PowerEdge R750, un sistema ITAM bien gestionado ya conoce la fecha de compra original del activo, su valor contable actual, el vencimiento del contrato de mantenimiento y la ubicación física hasta la unidad de rack. El proveedor de ITAD llega con esos datos en la mano. La auditoría es pan comido gracias a la documentación. 

Todo lo que tenga valor se marcará para su reventa. Cualquier cosa sin valor es fácil de marcar y enviar a reciclar. 

Las herramientas DCIM e ITAM pueden trabajar juntas

Plataformas de gestión de infraestructuras de centros de datos (DCIM) y herramientas ITAM a menudo se solapan en su alcance, pero resuelven problemas diferentes. Comprender la diferencia es importante cuando se trata de crear un canal de disposición a partir de los datos existentes.

Las plataformas DCIM, como Nlyte, Sunbird o TRELLIS de Vertiv, están diseñadas en torno a la infraestructura física: consumo eléctrico, capacidad de refrigeración, utilización del espacio de rack y topología de red. Le dicen lo que hay en centro de datos y cuánta energía consume. Son el registro fidedigno del entorno físico.

Las herramientas ITAM están diseñadas en torno a la gestión de activos financieros y contractuales: qué se posee, qué se ha pagado, cuándo vencen los contratos y cuál es el valor contable en un momento dado. ServiceNow ITAM y Flexera operan aquí.

Ninguno de los dos por sí solo proporciona una imagen completa de la disposición.

Un registro DCIM te dice que un servidor está en el Rack 14, Fila C, consumiendo 400 vatios. No te dice que el servidor lleva 47 meses en un plan de amortización de 48 meses y que tiene $8.000 en valor de reventa que se evapora cuando llega la próxima actualización. Un registro ITAM le indica el valor contable y el estado del contrato, pero puede que no sepa que la ubicación física ha cambiado desde la última auditoría.

Las organizaciones que utilizan ambos, y los integran, son las que lo tendrán más fácil con el desmantelamiento o la migración de ITAD. La integración no es glamurosa. Suele consistir en crear una exportación de datos que conecte los identificadores de las etiquetas de los activos en ambos sistemas. Pero los beneficios operativos son reales.

Si sus sistemas DCIM e ITAM no se comunican entre sí antes de llamar a un proveedor de ITAD, tendrá que dedicar muchas horas a la conciliación de datos que sus sistemas habrían realizado automáticamente.

Cuándo debe entrar el ITAD en la conversación sobre adquisiciones

Cuando su equipo de infraestructuras adquiere 150 GPU NVIDIA H100 SXM5 para un nuevo grupo de entrenamiento de IA, hay tres cosas que saben el primer día: 

1. El precio de compra
2. El ciclo de vida previsto del rendimiento, que suele ser de 18 a 24 meses en entornos informáticos de IA.
3. El hecho de que esas GPU tendrán que salir en algún momento. 

Lo que quizá no sepan es un plan de disposición, o lo que valen ahora mismo en el mercado secundario los A100 que están desplazando.

Los valores residuales del H100 se mueven significativamente en periodos de 12 meses. Las organizaciones que incorporaron el calendario de sus decisiones de adquisición de GPU en 2023 recuperaron materialmente más por unidad que las organizaciones que llevaron sus equipos hasta el final de su vida útil funcional y descubrieron que el mercado se había movido. Esto significa que hay que planificar las renovaciones antes de que la arquitectura Blackwell de nueva generación esté disponible en grandes cantidades. 

La misma lógica se aplica al hardware de servidor. Las unidades HPE ProLiant y Dell PowerEdge tienen curvas de reventa predecibles. Una organización que realiza un seguimiento de esas curvas a través de su sistema ITAM y planifica el calendario de actualización teniendo en cuenta el valor del mercado secundario puede asegurarse de que está maximizando su tasa de recuperación. Una organización que trata la “edad del equipo” y el “momento de la reventa” como variables no relacionadas no puede garantizar lo mismo.

Las conversaciones sobre adquisiciones necesitan una pregunta adicional: ¿cuál es el plan de disposición de lo que esta compra está sustituyendo, y cuándo tiene que ocurrir para maximizar el valor de recuperación?

Esa pregunta, planteada sistemáticamente en la fase de contratación, es la diferencia funcional entre el ITAD como centro de costes y el ITAD como función de recuperación de valor.

Dónde le cuestan realmente las lagunas de datos de ITAM

El punto de ruptura más común en el traspaso de ITAM a ITAD es un fallo en la higiene de los datos, no un fallo tecnológico. 

Los escenarios que crean los peores resultados de disposición son predecibles: 

La solución para cada uno de estos problemas es una disciplina de gobernanza de datos que empiece en la adquisición. Esto significa un etiquetado coherente, actualizaciones precisas de la ubicación y datos contractuales adjuntos al registro de activos. Y todo ello hasta el momento de la enajenación.

Cómo estructurar el traspaso de ITAD con datos de ITAM

En el momento en que un activo se marca para su retirada en su sistema ITAM, a través de un desencadenante de fin de amortización, vencimiento de contrato o actualización, el proceso ITAD debería activarse automáticamente. 

Esto significa tres cosas en la práctica.

En primer lugar, el indicador de retirada de su sistema ITAM debe desencadenar una solicitud de valoración, no sólo una orden de trabajo. Su proveedor de ITAD debe recibir los datos de antigüedad, configuración y cantidad del activo antes de fijar la fecha de retirada, para que pueda decirle si el momento es óptimo para la recuperación en el mercado secundario.

En segundo lugar, la documentación de la cadena de custodia debe comenzar en el registro ITAM, no en el muelle de carga. La disposición certificada R2v3 requiere una cadena de custodia documentada desde el momento en que un activo deja de utilizarse de forma operativa. Si su sistema ITAM no registra la fecha de retirada, el miembro del equipo que se retira y el traspaso al proveedor de ITAD, su documentación de cumplimiento tiene una laguna. 

En tercer lugar, el resultado de la disposición debe retroalimentar su sistema ITAM. ¿Qué se recuperó de cada activo? ¿Qué se destruyó y qué se revendió? Estos datos agudizan la próxima conversación sobre adquisiciones, ya que ahora dispone de puntos de referencia reales de recuperación en lugar de estimaciones.

Las empresas que funcionan en este bucle (las adquisiciones informan de la planificación de la disposición, los resultados de la disposición informan de las adquisiciones) tratan el ITAD como una función empresarial con un rendimiento cuantificable, no como una casilla que marcar y listo. 

Las preguntas que vale la pena hacerse antes de la próxima actualización: 

• ¿Sabe su sistema ITAM lo que necesita su proveedor de ITAD?
• ¿Conoce su proveedor de ITAD su sistema ITAM lo suficientemente bien como para indicarle cuándo debe moverse?