Gestion de l'inventaire informatique : Quoi, pourquoi et comment - Meilleures pratiques

Définition de la gestion des stocks informatiques

IT Gestion des stocksou IT gestion des actifs (ITAM), est défini par Gartner comme un :

"Cadre et ensemble de processus permettant de suivre et de gérer stratégiquement les aspects financiers, physiques, contractuels et de licence des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie. Cela prend généralement la forme d'un inventaire détaillé de tous les actifs informatiques. Actifs informatiques puis de réaliser des audits et des analyses périodiques des processus et des achats en utilisant ces informations pour améliorer l'efficacité opérationnelle".

Les meilleures pratiques en matière de gestion informatique :

L'importance de l'ITAM

Le monde des centres de données s'est développé, tout comme le besoin d'une technologie de l'information efficace. gestion des actifs pratiques.

Non seulement les actifs informatiques d'une organisation sont essentiels pour assurer la continuité des activités de l'entreprise, mais ils constituent également une source de revenus importante pour l'entreprise. opérationsMais elles entraînent également des coûts de main-d'œuvre importants et d'autres dépenses.

Amortissement rapide, fréquemment requis l'entretien et les mises à jour, ainsi que la réinstallation fastidieuse, font des actifs informatiques un fardeau unique pour une organisation.

Par conséquent, des systèmes d'information efficaces gestion des actifs peut avoir de profondes répercussions sur les résultats financiers et l'efficacité opérationnelle d'une organisation.

Quelques avantages et quelques risques liés à l'abandon des technologies de l'information gestion des actifs sont :

Risques

• Dépenses excessives pour l'achat d'actifs
• Temps d'arrêt du logiciel
• Violations de la conformité des licences de logiciels
• Vulnérabilités des points d'entrée du réseau

Avantages

• La réduction du coût total de possession (TCO)
• Meilleure sécurité des données grâce à la consolidation des actifs
• Diminution du risque de panne
• Agilité accrue
• Temps de réponse plus rapide aux problèmes
• Augmentation de l'efficacité du travail

Les fondements d'une gestion réussie des stocks informatiques

1. Des outils efficaces qui soutiennent les processus ITAM et permettent une automatisation réussie
2. Amélioration continue des processus existants (kaizen, lean, six sigma, etc.)
3. Des processus bien établis pour une mise en œuvre cohérente, efficace et reproductible des opérations de gestion des actifs informatiques.
4. Couverture complète des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie

Si les processus individuels mis en place pour la gestion de l'inventaire informatique varient considérablement d'une entreprise à l'autre, les outils qui font partie intégrante du cadre peuvent être évalués pour leur efficacité sur une base plus générique.

Choisir un système de gestion des stocks informatiques

Il existe plus de 100 solutions de gestion de l'inventaire informatique, et chacune d'entre elles possède des capacités différentes. Pour simplifier les choses, il y a cinq fonctions principales à prendre en compte dans un outil de gestion de l'inventaire informatique (sans ordre particulier).

1. Sa capacité à s'intégrer à des outils et systèmes préexistants.
   • Les systèmes devront avant tout s'intégrer efficacement à la gestion des services informatiques.
2. La capacité d'importer des données à partir de systèmes de planification des ressources de l'entreprise ou de systèmes financiers.
3. La génération d'un référentiel de gestion des actifs informatiques
   • Le référentiel est la pièce maîtresse du système de gestion de l'information. ITAM Le système d'archivage. Il est chargé de stocker les enregistrements de tous les actifs de l'entreprise en un seul endroit, puis de les trier pour en faciliter l'utilisation.
4. Rapports de données sur l'inventaire et l'utilisation des logiciels et du matériel informatique
   • Une combinaison de découverte automatisée et d'analyses manuelles à l'aide d'outils d'inventaire physique tels que les scanners RFID.
5. Capacités d'automatisation
   • Interdépendances :
     • L'outil déplace-t-il les postes enfants lorsque l'emplacement du poste parent est modifié ?
     • Supprimer les affectations de logiciels lors de la mise hors service d'un bien matériel ?

Votre équipe compile-t-elle fréquemment des données sur les actifs et crée-t-elle des rapports manuellement ? Identifiez les domaines qui prennent le plus de temps dans vos processus et cherchez à automatiser en utilisant l'outil qui peut consolider le plus grand nombre de processus manuels de manière transparente.

Vous constaterez peut-être qu'un système combiné de gestion des actifs informatiques et de gestion de l'information est plus efficace et plus rentable. Gestion des services informatiques répondra plus efficacement aux besoins de votre organisation. Bien qu'il ne soit pas atypique d'utiliser une solution pour chacune d'entre elles séparément.

En plus d'essayer de répondre à vos besoins actuels, réfléchissez également à l'évolution des besoins de votre organisation dans les années à venir. Tenez compte de ces besoins dans votre processus de prise de décision.

Si vous cherchez des mises à jour sur la gestion des stocks informatiques ou sur les tendances du secteur, Gartner est toujours une référence.

Stratégie à long terme

Autocontrôle

Le risque est la principale cause d'incertitude dans toute organisation. C'est pourquoi les entreprises se concentrent de plus en plus sur l'identification des risques et leur gestion avant même qu'ils n'affectent l'activité.

Dans le monde de l'ITAM, les processus d'auto-audit peuvent aider les entreprises à être proactives dans la détection des problèmes avant qu'un véritable audit ne se produise.

Le fait de ne pas perdre de vue les audits peut également faciliter la réalisation de projets tels que consolidation des centres de données ou déclassements.

Bien que de nombreuses entreprises effectuent des audits superficiels et que certaines d'entre elles procèdent parfois à des audits plus approfondis, ces audits superficiels ne révèleront probablement pas les problèmes qui seraient découverts lors d'un véritable audit de conformité des logiciels.

Contrôle des changements

Un aspect souvent négligé de la gestion des actifs informatiques est la pratique critique du changement. contrôle.

La plupart des entreprises ont deux attentes à l'égard de leur système informatique et des services qu'il fournit :

• Ils doivent être fiables et travailler comme prévu à tout moment.
• Ils doivent être flexibles et capables de s'adapter rapidement aux nouvelles exigences de l'entreprise.

Ces deux éléments sont directement contradictoires. Comment une chose peut-elle être fluide et changer rapidement tout en étant stable et en fonctionnant de manière cohérente ?

La réponse est la gestion du changement.

Un changement système de gestion qui vérifie les contrats de licence de logiciel avant chaque demande de modification peut limiter considérablement les coûts de pénalité liés aux audits de logiciels ainsi que les problèmes matériels inattendus.

De nombreux responsables considèrent la gestion du changement comme un obstacle qui retarde les changements qui s'expliquent d'eux-mêmes, mais la réalité est qu'un changement positif net plus important est possible avec la gestion du changement qu'en l'absence de celle-ci.

En effet, un changement négatif ou une erreur peut avoir un effet négatif beaucoup plus important qu'un changement positif ne peut avoir un effet positif.

En veillant à ce que seuls des changements positifs nets aient lieu et en facilitant la mise en place de plans de secours solides, la gestion du changement permet à l'entreprise d'avancer à un rythme régulier.

Le flux standard à mettre en œuvre est le suivant :

1. Demande de modification
2. Planification du changement (si nécessaire)
3. Validation des changements
4. Mise en œuvre du changement
5. Test de changement

Bien que cela dépasse le cadre de cet article, la plupart des entreprises voudront.. :

• Un gestionnaire du changement pour superviser les processus.
• Un coordinateur du changement chargé d'évaluer les demandes et la logistique de la mise en œuvre.
• L'approbateur de modifications est la dernière ligne de défense pour toutes les modifications.
• Il est recommandé de mettre en place un comité consultatif du changement chargé de délibérer sur tout changement particulièrement risqué.

Segmentation des actifs dans le cadre de la gestion des actifs informatiques

Pour gérer efficacement les actifs informatiques au sein d'une organisation, le service informatique gestion des actifs doit tenir compte des différents types d'actifs.

Les actifs tels que les machines virtuelles des nuages publics sont partagés entre de nombreux utilisateurs et changent rapidement, alors que les appareils des utilisateurs finaux sont très individuels. Ils ne sont pas du tout dynamiques.

Une stratégie de gestion des actifs informatiques qui utilise des méthodologies différentes pour chaque catégorie d'actifs sera nettement plus efficace.

Bien que la plupart des outils ITAM, comme indiqué précédemment, permettent une catégorisation transparente par sous-types, cela ne filtre pas et n'ajuste pas les processus pour vous.

Par exemple, l'utilisation d'outils de découverte traditionnels et programmés sur des actifs virtualisés tels que des conteneurs risque de ne pas être enregistrée si l'environnement de virtualisation change fréquemment.

Garder l'entreprise dans le coup grâce à la gestion des stocks informatiques

Dans le domaine de la gestion des technologies de l'information et de la communication (ITAM), il est souvent difficile de démontrer une valeur tangible aux dirigeants. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de démontrer la valeur par rapport aux mesures clés qui leur importent.

Il est important que les dirigeants soient en mesure de justifier de nouveaux investissements dans les technologies de l'information. gestion des actifs au risque de perdre un financement essentiel. En outre, le suivi de tous les avantages de la gestion de l'inventaire informatique demande beaucoup de travail.

Alignez votre reporting et vos mesures ITAM sur les objectifs les plus critiques de l'entreprise

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L'un des domaines du cycle de vie où la gestion des actifs informatiques peut apporter une valeur considérable est celui de l'aliénation.

L'élimination efficace des actifs informatiques peut atténuer les risques liés à la sécurité des données tout en garantissant une utilisation responsable de l'environnement. le recyclage.

Avec centre de données matériel des actifs tels que serveurs et les baies de stockage, tout ce qui a moins de cinq ans peut généralement apporter une valeur notable à la table. Surtout si l'on fait appel à un fournisseur ITAD réputé.

Lors de l'évaluation des sociétés d'ITAD, vérifiez qu'elles disposent d'un processus complet de destruction des données et qu'elles sont sécurisées en aval. le recyclage processus. Par exemple, s'assurer qu'ils sont vérifiés par le biais d'e-stewards ou de R2.

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