IT-Bestandsmanagement: Was, Warum und Wie - Best Practices

IT-Bestandsmanagement definiert

IT Verwaltung der Beständeoder IT Vermögensverwaltung (ITAM), wird von Gartner definiert als:

"Rahmen und eine Reihe von Prozessen für die strategische Verfolgung und Verwaltung der finanziellen, physischen, lizenzrechtlichen und vertraglichen Aspekte von IT-Anlagen während ihres Lebenszyklus. Dies geschieht in der Regel durch die Führung eines detaillierten Inventars aller IT-Vermögenswerte und dann regelmäßige Audits und Analysen von Prozessen und Einkäufen durchführen und diese Informationen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz nutzen.

Bewährte IT-Management-Praktiken, nach denen man leben sollte:

Warum ITAM wichtig ist

Da die Welt der Rechenzentren gewachsen ist, hat sich auch der Bedarf an effektiven IT Vermögensverwaltung Praktiken.

Die IT-Assets eines Unternehmens sind nicht nur entscheidend für die laufende OperationenSie verursachen aber auch erhebliche Arbeitskosten und andere Ausgaben.

Schnelle Abschreibung, häufig erforderlich Wartung und Aktualisierungen sowie langwierige Umzüge machen IT-Assets zu einer einzigartigen Belastung für ein Unternehmen.

Infolgedessen ist eine effektive IT Vermögensverwaltung kann tief greifende Auswirkungen auf das Endergebnis und die betriebliche Effizienz eines Unternehmens haben.

Einige Vorteile und Risiken der Abkehr von der IT Vermögensverwaltung sind:

Risiken

• Übermäßige Ausgaben für den Erwerb von Vermögenswerten
• Software-Ausfallzeiten
• Verstöße gegen die Softwarelizenz
• Schwachstellen am Netzzugangspunkt

Vorteile

• Die reduzierten Gesamtbetriebskosten (TCO)
• Bessere Datensicherheit durch Konsolidierung der Bestände
• Geringeres Risiko von Ausfallzeiten
• Erhöhte Agilität
• Schnellere Reaktionszeit bei Problemen
• Gesteigerte Arbeitseffizienz

Die Grundlagen eines erfolgreichen IT-Bestandsmanagements

1. Effiziente Tools, die ITAM-Prozesse unterstützen und eine erfolgreiche Automatisierung ermöglichen
2. Kontinuierliche Verbesserung bestehender Prozesse (Kaizen, Lean, Six Sigma, etc.)
3. Gut etablierte Prozesse für eine konsistente, effiziente und wiederholbare Umsetzung von IT-Asset-Management-Vorgängen
4. Umfassende Abdeckung von IT-Assets während des gesamten Lebenszyklus

Während die einzelnen Prozesse, die für die IT-Bestandsverwaltung eingerichtet werden, von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein werden, können die Werkzeuge, die ein wesentlicher Bestandteil des Rahmens sind, auf einer allgemeineren Basis auf ihre Wirksamkeit hin bewertet werden.

Auswahl eines IT-Bestandsverwaltungssystems

Es gibt über 100 Lösungen für die IT-Bestandsverwaltung, und jede hat unterschiedliche Funktionen. Um die Dinge zu vereinfachen, gibt es fünf Hauptfunktionen, die bei einem IT-Bestandsverwaltungswerkzeug zu berücksichtigen sind (in keiner bestimmten Reihenfolge).

1. Seine Fähigkeit, sich in bereits vorhandene Tools und Systeme zu integrieren.
   • Die Systeme müssen vor allem effektiv in das IT-Service-Management integriert werden.
2. Die Fähigkeit, Daten aus Unternehmensressourcenplanungs- oder Finanzsystemen zu importieren.
3. Die Erstellung eines IT Asset Management Repository
   • Das Repository ist das Kernstück des ITAM System. Es ist dafür zuständig, die Aufzeichnungen über alle Vermögenswerte des Unternehmens an einem Ort zu speichern und sie dann für eine einfache Nutzung zu sortieren.
4. Datenberichte für Software-/Hardwarebestand und -nutzung
   • Eine Kombination aus automatischer Erkennung und manuellen Scans unter Verwendung von Inventurwerkzeugen wie RFID-Scannern.
5. Fähigkeiten zur Automatisierung
   • Interdependenzen:
     • Verschiebt das Tool untergeordnete Assets, wenn der Standort des übergeordneten Assets geändert wird?
     • Software-Zuweisungen aufheben, wenn ein Hardware-Asset ausgemustert wird?

Stellt Ihr Team häufig Bestandsdaten zusammen und erstellt Berichte manuell? Ermitteln Sie die Bereiche, die in Ihren Prozessen die meiste Zeit verschlingen, und versuchen Sie, diese mit dem Tool zu automatisieren, das die meisten manuellen Prozesse nahtlos konsolidieren kann.

Sie werden feststellen, dass ein kombiniertes IT Asset Management & IT-Dienstleistungsmanagement Lösung wird den Anforderungen Ihres Unternehmens besser gerecht. Allerdings ist es nicht untypisch, eine Lösung für beide getrennt zu verwenden.

Versuchen Sie nicht nur, Ihren aktuellen Bedarf zu decken, sondern überlegen Sie auch, wie sich der Bedarf Ihrer Organisation in den kommenden Jahren verändern wird. Berücksichtigen Sie dann auch diese Anforderungen in Ihrem Entscheidungsprozess.

Wenn Sie auf der Suche nach aktuellen Informationen über IT-Bestandsmanagement oder Branchentrends sind, ist Gartner immer eine gute Anlaufstelle.

Langfristige Strategie

Selbstkontrolle

Risiken sind die Hauptursache für Unsicherheit in jedem Unternehmen. Daher konzentrieren sich Unternehmen zunehmend darauf, Risiken zu erkennen und zu managen, bevor sie sich überhaupt auf das Geschäft auswirken.

In der Welt des ITAM können Selbstprüfungsprozesse Unternehmen dabei helfen, proaktiv Probleme zu finden, bevor eine echte Prüfung stattfindet.

Die Beherrschung der Prüfungen kann auch den reibungslosen Ablauf von Projekten wie Rechenzentrumskonsolidierungen oder Stilllegungen.

Viele Unternehmen führen zwar oberflächliche Audits durch, und einige führen gelegentlich auch umfangreichere Audits durch, aber diese oberflächlichen Audits werden wahrscheinlich nicht die Probleme aufdecken, die bei einem echten Software-Compliance-Audit gefunden würden.

Kontrolle ändern

Ein oft übersehener Aspekt des IT-Asset-Managements ist die kritische Praxis der Veränderung Kontrolle.

Die meisten Unternehmen haben zwei Erwartungen an ihre IT und die von ihr erbrachten Dienstleistungen:

• Sie sollten zuverlässig sein und jederzeit wie erwartet arbeiten.
• Sie sollten flexibel sein und sich schnell an neue Geschäftsanforderungen anpassen können.

Diese beiden Aspekte stehen in direktem Widerspruch zueinander. Wie kann etwas fließend sein und sich schnell verändern, während es gleichzeitig beständig ist und konsistent funktioniert?

Die Antwort lautet: Veränderungsmanagement.

Eine Veränderung Verwaltungssystem die Softwarelizenzverträge vor jeder Änderungsanforderung prüft, kann die Kosten für Software-Audits und unerwartete Hardware-Probleme erheblich begrenzen.

Viele Manager würden das Veränderungsmanagement als ein Hindernis ansehen, das selbsterklärende Veränderungen verzögert, aber in Wirklichkeit ist mit Veränderungsmanagement eine größere positive Veränderung möglich als ohne.

Der Grund dafür ist, dass eine einzige negative Veränderung oder ein einziger Fehler wesentlich mehr negative Auswirkungen haben kann als eine einzige positive Veränderung positive Auswirkungen haben könnte.

Indem es sicherstellt, dass nur positive Veränderungen stattfinden, und indem es solide Backup-Pläne ermöglicht, sorgt das Änderungsmanagement dafür, dass das Unternehmen in gleichmäßigem Tempo vorankommt.

Ein Standardablauf ist zu implementieren:

1. Antrag auf Änderung
2. Planung ändern (falls erforderlich)
3. Validierung ändern
4. Implementierung ändern
5. Testen ändern

Auch wenn dies den Rahmen dieses Artikels sprengen würde, werden die meisten Unternehmen dies wünschen:

• Ein Change Manager, der die Prozesse überwacht.
• Ein Koordinator für Änderungen, der die Anträge und die Logistik der Umsetzung bewertet.
• Ein Änderungsgenehmiger als letzte Verteidigungslinie für alle Änderungen.
• Es wird empfohlen, einen Änderungsbeirat einzurichten, der über besonders risikoreiche Änderungen berät.

Segmentierung von Vermögenswerten im Rahmen der IT-Vermögensverwaltung

Um IT-Assets innerhalb einer Organisation effektiv zu verwalten, muss die IT Vermögensverwaltung Die Strategie muss den verschiedenen Arten von Vermögenswerten Rechnung tragen.

Anlagen wie virtuelle Maschinen in der öffentlichen Cloud werden von vielen Nutzern gemeinsam genutzt und ändern sich schnell, während die Geräte der Endnutzer sehr individuell sind. Sie sind überhaupt nicht dynamisch.

Eine IT-Asset-Strategie, die für jede Asset-Klasse unterschiedliche Methoden verwendet, ist wesentlich effizienter.

Während die meisten ITAM-Tools, wie bereits erwähnt, eine nahtlose Kategorisierung nach Untertypen ermöglichen, werden die Prozesse dadurch nicht für Sie gefiltert oder angepasst.

Die Verwendung herkömmlicher, planmäßiger Erkennungstools für virtualisierte Ressourcen wie Container kann beispielsweise fehlschlagen, wenn sich die Virtualisierungsumgebung häufig ändert.

Mit IT-Bestandsmanagement das Unternehmen bei der Stange halten

In der ITAM-Branche ist es häufig schwierig, den Führungskräften einen greifbaren Wert zu vermitteln. Dies gilt insbesondere für den Nachweis des Wertes anhand von Schlüsselkennzahlen, die ihnen wichtig sind.

Es ist wichtig, dass die Führungskräfte weitere Investitionen in die IT rechtfertigen können. Vermögensverwaltung dem Risiko ausgesetzt, wichtige Finanzmittel zu verlieren. Außerdem ist es arbeitsintensiv, alle Vorteile der IT-Bestandsverwaltung zu verfolgen.

Richten Sie Ihr ITAM-Reporting und Ihre Metriken an den wichtigsten Unternehmenszielen aus

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Ein Bereich des Lebenszyklus, in dem das IT-Asset-Management einen erheblichen Wert darstellen kann, ist die Disposition.

Eine wirksame Entsorgung von IT-Beständen kann das Datensicherheitsrisiko mindern und gleichzeitig die Umweltverträglichkeit sicherstellen. Recycling.

Mit Rechenzentrum Hardware Vermögenswerte wie Server und Speicher-Arrays, alles, was weniger als fünf Jahre alt ist, kann in der Regel einen beachtlichen Wert haben. Vor allem dann, wenn ein seriöser ITAD-Anbieter verwendet wird.

Achten Sie bei der Bewertung von ITAD-Unternehmen darauf, dass sie über ein umfassendes Datenvernichtungsverfahren und sichere nachgelagerte Prozesse verfügen. Recycling Prozess. Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass sie durch e-stewards oder R2 verifiziert sind.

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